Klienci często skarżą się na to, że ich spotkania projektowe w obrębie firmy rzadko przebiegają sprawnie od początku do końca. Spotykają się z teamem projektowym, rozmawiają o kluczowych kwestiach, podczas, gdy do sali wciąż ktoś zagląda, w zupełnie innych sprawach. To może zdezorganizować spotkanie. Uczestnicy spotkania często się spieszą, załatwiają w jego trakcie inne sprawy i nie uczestniczą w nim w pełni. Spotkanie zorganizowane poza firmą jest rozwiązaniem takich niedogodności.

Po pierwsze, poza firmą nic nie powinno odwracać uwagi od clue spotkania. Po drugie, atmosfera sprzyja komfortowej pracy – mamy zapewniony sprzęt, materiały do pracy, a także catering. Organizacja jest po stronie organizatora, dzięki  czemu możemy skupić się na spotkaniu. Po trzecie, mając ustalony z góry termin spotkania poza firmą uczestnicy powinni zaplanować sobie pracę z wyprzedzeniem w taki sposób, by pozamykać poszczególne tematy na czas lub zaplanować ich realizację na czas po spotkaniu.

Co prawda rezerwacja sali jest dodatkowym kosztem, jednak warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem, gdyż pozytywne skutki  wyjścia „poza firmę” raz na jakiś czas, mogą je nam skutecznie zrekompensować.