Ta strona korzysta z plików cookies

Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że wyrażasz zgodę na ich wykorzystanie.

Aby uzyskać więcej informacji kliknij tutaj.

+48 (61) 639 75 00 kontakt@salerezerwacje.pl
+48 (61) 639 75 50 m.kontakt@salerezerwacje.pl

Samodzielna organizacja konferencji czy wynajęcie agencji eventowej? Doradzamy, co wybrać!

kalendarz z zaznaczonym terminem eventu

Samodzielna organizacja konferencji czy wynajęcie agencji eventowej? Doradzamy, co wybrać!

Przed Tobą organizacja konferencji? Obawiasz się czy jesteś w stanie sprostać temu wyzwaniu i coraz częściej zastanawiasz się nad skorzystaniem z pomocy agencji eventowej? Podpowiadamy, które rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze.

Co daje wynajęcie agencji eventowej?

Skorzystanie z pomocy agencji eventowej sprawia, że nie musisz martwić się o nic poza skonstruowaniem planu wydarzenia i zaproszeniem prelegentów lub panelistów. Agencja zajmie się pozostałymi etapami organizacji konferencji - wynajęciem sali, zapewnieniem fachowej obsługi czy cateringiem. Coraz częściej, agencje eventowe dbają również o skuteczną promocję wydarzeń w internecie oraz mediach tradycyjnych. Jest to więc spora pomoc i oszczędność czasu.


Czy można sprostać temu wyzwaniu samodzielnie?

Decydując się na pomoc agencji nie mamy czasem bezpośredniego wpływu na wiele kwestii dotyczących organizacji. Nic więc dziwnego, ze są osoby, które wolałyby tego uniknąć. Czy jednak można samodzielnie zorganizować duże wydarzenie, które okaże się sukcesem? Odpowiedź na to pytanie jest jak najbardziej pozytywna. Sprawdź nasze rady i przekonaj się, że to nie musi być trudne.

 

Organizacja konferencji – niekoniecznie w pojedynkę

To, że decydujesz się na samodzielną organizację eventu, nie oznacza, że musisz działać w pojedynkę. Znalezienie sali, wybór menu, ustalenie programu konferencji, a przy tym skuteczne działania promujące event to trochę zbyt wiele jak dla jednej osoby. Warto więc zebrać zespół, który pomoże Ci w realizacji poszczególnych zadań. Wybierz osoby, które związane są z poszczególnymi zadaniami. Przykładowo, jeśli ktoś na co dzień zajmuje się pracą w social media, skutecznie poprowadzi promocję konferencji w mediach społecznościowych (np. Na Twitterze – TUTAJ przeczytasz, jak to zrobić). Oddelegowanie nawet części zadań sprawi, że poczujesz się pewniej.

 

O czym warto pamiętać przy organizacji konferencji?

Organizacja i obsługa konferencji wymaga dobrego planowania. Dlatego też musisz wiedzieć, czym warto się zająć w pierwszej kolejności. Przede wszystkim, opracuj program swojego wydarzenia i zastanów się, jak duże powinno być. Pozwoli Ci to na wybór odpowiedniej sali konferencyjnej, dopasowanej do Twoich potrzeb.
Podejmując decyzję, sprawdź zarówno wyposażenie znajdujące się na danej sali, jak i oferowane usługi dodatkowe (np. podanie poczęstunku, obsługa techniczna). Dzięki temu będziesz wiedział, na co możesz liczyć, a co jeszcze trzeba zorganizować. Kolejny krok to promocja  eventu. Zastanów się, do kogo skierowana jest Twoja konferencja i w jaki sposób przyciągnąć zainteresowanych. Skutecznym narzędziem jest przede wszystkim internet – wykorzystaj go.

Decyzja należy do Ciebie!

Jak widać, organizacja konferencji krok po kroku to sporo pracy. Dlatego też jeśli obawiasz się, że nie sprostasz wyzwaniu lub po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik, nie bój się korzystać z pomocy agencji. Pamiętaj jedynie, by dokładnie sprawdzić opinie o firmie, z którą współpracujesz oraz zadbać o omówienie wszystkich szczegółów współpracy. Dzięki temu zyskasz pewność, że konferencja będzie udana.

 

Podsumowując, jeśli pozostało mało czasu do daty wydarzenia, a Ty nie posiadasz doświadczenia w organizowaniu konferencji, skorzystanie z pomocy agencji eventowej jest dobrym pomysłem. Niemniej jednak, samodzielna organizacja daje Ci więcej możliwości – to Ty decydujesz o każdym aspekcie i możesz wybrać to, co najbardziej Ci odpowiada. Dzięki radom, jakie znajdziesz na naszym blogu oraz w poradnikach dotyczących organizacji konferencji,  nie powinieneś mieć problemu z podołaniem temu wyzwaniu.

Kontakt

Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Biuro obsługi klienta


Zapraszamy od poniedziałku do piątku w godzinach od 800 do 1600.

Skontaktuj się z nami:
Tel: +48 (61) 639 75 00
E-mail: kontakt@salerezerwacje.pl


Klaudia Jarmużyk

E-mail: klaudia.jarmuzyk@salerezerwacje.pl

Magda Żyża

E-mail: magda.zyza@salerezerwacje.pl

Małgorzata Nawrocka

E-mail: malgorzata.nawrocka@salerezerwacje.pl

Kontakt

Jesteśmy do Twojej dyspozycji