Event manager – multizadaniowość i doskonała organizacja pracy

Event marketing to branża, która rozwija się bardzo dynamicznie. Do pracy w tym zawodzie poszukiwane są przede wszystkim osoby kreatywne, które potrafią z łatwością łączyć wiele różnorodnych dziedzin, w tym między innymi: nowe technologie, design, a nawet sztukę. Każdy dobry eventowiec to osoba wielozadaniowa, znająca się na wielu zagadnieniach, którymi potrafi zarządzać zarówno przed, jak i w trakcie eventu.

Pod opieką event managera pozostaje scenografia, dźwięk, światło, multimedia, catering na event – tak naprawdę wszystko. Z jednej strony osoba na tym stanowisku sprawuje nad wszystkim opiekę, z drugiej strony jednak – ciąży na niej ogromna odpowiedzialność i ryzyko niepowodzenia. Ale to nie wszystko. Dobry eventowiec powinien także odnaleźć się w kwestii przepisów prawnych, a w tym między innymi w ustawach o imprezach masowych czy prawach autorskich. Tych zagadnień jest bardzo wiele.

Co ciekawe, jak pokazuje ranking Forbesa, event manager znajduje się na piątym miejscu pod względem najbardziej stresujących zawodów świata. Na tym stanowisku trzeba doskonale radzić sobie ze stresem i wykazywać umiejętność opanowania oraz spokojnego zachowania nawet w najtrudniejszych momentach. Osoby, które chcą odnieść sukces na tym stanowisku, powinny być przede wszystkim samodzielne i co najważniejsze – bardzo dobrze zorganizowane. Niezwykle ważna jest zdolność łatwego nawiązywania kontaktów, a także umiejętność słuchania innych. Kolejna istotna rzecz to empatia, dzięki której można zrozumieć potrzeby innych ludzi. Dobry event manager powinien także umieć dostosować się do każdej sytuacji. Tu liczy się kreatywność i bardzo dobre poczucie estetyki – podczas organizacji eventu ważny jest przecież każdy, najmniejszy nawet detal.

Przewiduj, planuj – z dużym wyprzedzeniem!

Doskonała organizacja pracy to rzecz niezbędna w pracy event managera. Do tego konieczna jest umiejętność przewidywania i planowania, w dodatku: z dużym wyprzedzeniem. Niekiedy dane wydarzenie trzeba zacząć planować nawet rok przed datą jego rozpoczęcia. Zawsze trzymaj się przyjętego planu. Najlepiej będzie, jeśli znajdziesz sobie odpowiednie do tego narzędzie. Może to być Basecamp lub Tom’s Planner. Jeżeli w swój projekt zaangażowałeś większą liczbę osób, pamiętaj, aby odpowiednio koordynować wszystkie działania.

Bądź precyzyjny i zawsze zorganizowany

Ważne, abyś zawsze bardzo dokładnie określał swoje oczekiwania oraz wymagania. Prowadź dokumentację, notuj wszelkie ustalenia i dziel się nimi z innymi osobami zaangażowanymi w projekt. Korzystaj z pomocnych w tym celu narzędzi – doskonale sprawdzi się w tym przypadku na przykład Google Docs. Trzymaj się planu – wtedy wystarczy Ci czasu na wszystko: obejrzenie obiektu, wynajęcie sali, dobranie odpowiedniego sprzętu czy koordynację pracowników.

Bądź kreatywny, używaj wyobraźni

Staraj się nie myśleć schematycznie. Weź pod uwagę wiele wersji i rozwiązań. Przeanalizuj każdy pomysł, jaki tylko wpadnie Ci do głowy. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, sprawdź wszelkie możliwe rozwiązania: obiekty, sale konferencyjne, firmy cateringowe, itp. Nie zawężaj myślenia do tego, co już udało Ci się zobaczyć i sprawdzić. Używaj wyobraźni i odkrywaj rzeczy nowe.

Panuj nad emocjami

W pracy event managera niezwykle ważna jest równowaga psychiczna – jeżeli chcesz odnieść sukces na tym stanowisku, koniecznie musisz o nią zadbać. Zadbaj o odpowiedni wypoczynek i relaks. Bądź spokojny. Angażuj się w projekt, ale dbaj również o swój komfort psychiczny. Nie daj się ponieść emocjom, nawet w najbardziej trudnych momentach – zbytnia nerwowość to pierwszy krok do niepowodzenia organizowanego przez Ciebie eventu.

Zawsze bądź gotowy na nieoczekiwane zmiany

Praca event managera jest bardzo nieprzewidywalna. W tym zawodzie nietrudno o nagły wypadek podczas wydarzenia. Warto więc, abyś za każdym razem próbował rozważyć wszystkie możliwe sytuacje. Zastanów się, co mogłoby pójść nie po Twojej myśli? Zła pogoda, awaria sprzętu? Rozważ każdą z tych opcji i zawsze bądź gotowy na nieoczekiwane zmiany.

Trzymaj się tych wytycznych, a Twoja praca przyniesie Ci wiele pozytywnych wrażeń! Pracuj nad sobą, rozwijaj swoje kompetencje – pamiętaj, że kluczem do sukcesu w tym zawodzie jest przede wszystkim świetna organizacja, wysoka kreatywność i duża odpowiedzialność.

Jesteś event managerem i szukasz idealnego miejsca na wydarzenie w Poznaniu? Sprawdź dostępne obiekty.