1. Asana

Pierwszą omawianą aplikacją jest Asana. Narzędzie to znakomicie sprawdza się w organizowaniu pracy oraz komunikacji zgranych już zespołów event managerów. Zastępuje ona klasycznie używane sposoby łączności - takie jak e-mail. Pozwala ona na skoncentrowanie całej wymiany informacji w jednym miejscu, umożliwiając przekazywanie zadań, prowadzenie dyskusji i przekazywanie plików między członkami zespołów. Co ważne, Asana jest aplikacją bezpłatną dla zespołów złożonych maksymalnie z 15 członków.

2. Goalscope

Inne przeznaczenie ma narzędzie nazwane Goalscope. Pozwala ona na stworzenie mapy celów i określenie priorytetów. Jej interaktywność pozwala ponadto na zaplanowanie realizacji poszczególnych zadań oraz ciągłą kontrolę postępów. Co ważne, aplikacja ta umożliwia także przesyłanie i prowadzenie wspólnego postępu i analizy przez cały zespół, doskonale się więc sprawdza przy organizacji różnego typu eventów. Warto też podkreślić, że od 2013 roku jest ona dostępna także w polskiej wersji językowej.

3. Nozbe

O ile dwie poprzednie aplikacje przeznaczone były raczej dla doświadczonych organizatorów i zespołów, to narzędzie Nozbe znakomicie sprawdzi się w rękach nawet początkujących event managerów. Jest to możliwe dzięki bardzo prostemu w obsłudze i intuicyjnemu interfejsowi. Prostota nie znaczy jednak, że narzędzie to daje małe możliwości. Pozwala ono bowiem zarówno na planowanie działań, jak i bieżące korygowanie ich i przekazywanie do konkretnych członków zespołu. Sporym plusem aplikacji Nozbe jest też możliwość współpracy z dokumentami Google, MS Office czy też narzędziami takimi jak Dropbox czy Evernote.

4. Evernote

Każdemu event managerowi niezbędny jest też dobry notatnik. Elektronicznym rozwiązaniem tego rodzaju jest aplikacja Evernote. Została ona stworzona z myślą właśnie o osobach muszących łatwo i szybko zapisywać różne informacje. W bezpłatnej wersji narzędzie to pozwala na przechowywanie różnych plików w postaci notatek - tekstów, zrzutów ekranu, krótkich wiadomości - o łącznej wielkości 60 MB. Oczywiście w płatnej opcji ilość miejsca jest większa. Evernote oczywiście pozwala na dostęp do danych poprzez Internet z każdego miejsca na świecie i współpracuje z takimi systemami operacyjnymi jak Windows czy MacOS X oraz urządzeniami IPhone, Blackberry czy Android.

5. Podio

Kolejną przedstawioną aplikacją organizacyjną jest Podio. Największymi zaletami tego narzędzia są jego bardzo duża elastyczność, możliwość "doboru" potrzebnych funkcji oraz brak opłat za korzystanie (dla zespołu do 5 osób plus 5 współpracowników zewnętrznych). Podio pozwala na zorganizowanie pracy całego zespołu, przydzielanie zadań, uprawnień i funkcji. Wersja programu zaraz po zainstalowaniu zbliżona jest do profilu z mediów społecznościowych, pozwalającego na dyskusje i podgląd działań poszczególnych członków. Do tej podstawowej opcji możemy potem dobierać interesujące nas użyteczności. Na koniec warto dodać, że Podio jest dostępne zarówno z komputera, jak i urządzeń mobilnych.

6. Wrike

Ostatnim narzędziem przedstawionym w tym krótkim tekście jest Wrike. Ta zaawansowana aplikacja przeznaczona jest raczej dla doświadczonych event managerów, którzy zarządzają dużymi projektami i zespołami. Ogólne założenie tego narzędzia jest podobne do Podio czy Asana, czyli ma ono na celu uporządkowanie pracy zespołu, przekazywanie zadań do poszczególnych współpracowników oraz kontrolę postępów prac. Tym, co wyróżnia Wrike to zaawansowane funkcje, takie jak wykres Gantta, możliwość obliczania obciążenia pracowników czy też narzędzia służące do analizy wykonywania zadań. Aplikacja ta jest dostępna bezpłatnie dla małych zespołów (do 5 osób) i można jej używać na urządzeniach mobilnych IPhone, IPad czy wszelkich produktach wykorzystujących system Android.

Oczywiście wymienione sześć narzędzi to nie wszystkie, jakie dostępne są aktualnie na świecie. Warto też pamiętać, że nie zawsze najbardziej polecany program będzie odpowiadał akurat naszym potrzebom. Dokonując wyboru optymalnych dla nas narzędzi zawsze warto spróbować różnych rozwiązań, by przekonać się, które z nich najbardziej nam odpowiadają. Inaczej bowiem dana aplikacja zamiast pomagać, może nam przeszkadzać w pracy.