Co to znaczy, że konferencja jest interaktywna?

Pojęcie interaktywność kojarzy nam się zazwyczaj z komputerami, oprogramowaniem czy Internetem. I owszem, w przypadku konferencji interaktywność czasem buduje się z wykorzystaniem tych elementów (doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego swoim klientom oferujemy sale konferencyjne zawierające wszelkie nowinki technologiczne). Dużo ważniejsza jest jednak interakcja między prelegentami i słuchaczami. Warto zaznaczyć, że to właśnie to oddziaływanie jest kluczowe dla powodzenia naszej konferencji. Tylko połączenie perfekcyjnego przygotowania konferencji z interakcją pomiędzy gośćmi zapewni sukces! Jak zatem sprawić, by przygotowywana konferencja była interaktywna? Oto 6 rad: 

1. Potrzebujesz dobrego moderatora!

Prelegenci, którzy przedłużają swoje wystąpienia, pytania z sali w trakcie wystąpienia czy też nieprzestrzeganie przyjętego planu eventu to problemy, z którymi muszą bardzo często borykać się organizatorzy konferencji. Remedium na te problemy jest zatrudnienie odpowiedniego moderatora.

Za co odpowiada dobry moderator na konferencji? On nie tylko przestawia prelegentów oraz pilnuje czasu. Musi także potrafić  zaangażować publiczność, zarządzać dyskusją oraz wprowadzać pozytywną atmosferę w trakcie obrad.

2. Zapewnij odpowiednio dużo czasu na dyskusje!

Problemem wielu konferencji jest ograniczony czas. Sprawia to, że skraca się wystąpienia, a czas na dyskusje często w ogóle jest pomijany. Jest to błąd, który zabija interakcje między uczestnikami. Praktyka uczy, że dyskusje po wystąpieniach są na ogół najciekawszym elementem konferencji, który automatycznie angażuje większość słuchaczy. Co więcej, nierzadko nawet osoby mniej zainteresowane ożywiają się podczas słuchania pytań i odpowiedzi. Dlatego też warto zostawić na dyskusje tyle czasu, by móc swobodnie porozmawiać o każdym z referatów.

A co jeśli nie mamy czasu? Lepiej zrezygnować z jednego czy dwóch wystąpień, niż z możliwości zadawania pytań! 

3. Zadbaj o odpowiednią ilość pytań!

Nierzadko zdarza się, że mimo możliwości zadania pytań sala milczy. Dlatego też warto skorzystać z różnych możliwości zebrania wątpliwości i tematów dyskusyjnych przed i w trakcie prezentacji. Skuteczną metodą jest wcześniejsze poinformowanie słuchaczy o temacie i głównych tezach danego referatu, by zdążyli zastanowić się nad pytaniami i zebrać je na początku. Inną opcją jest wykorzystanie technologii multimedialnych, które pozwalają osobom z zewnątrz śledzić wykład i zadawać pytania poprzez np. chat. 

4. Wybierz dobrych mówców!

Nudny lub słaby referat kończący się ciszą na sali to koszmar każdego organizatora konferencji. Można go uniknąć poprzez dobór odpowiednich mówców. Oni bowiem, dzięki dobrze przygotowanym i przedstawionym wystąpieniom są gwarantem interakcji z publicznością. Dobry referent umie zaangażować publikę i sprawić, że słucha ona uważnie i z niecierpliwością czeka, by zadać kilka pytań - a to tworzy dobry klimat na każdej konferencji! 

5. Nie trzymaj się sztywnej konwencji!

Każdy organizator konferencji musi zdać sobie sprawę z faktu, że jego podstawowym celem jest zaciekawienie słuchaczy. Wyznaczone sztywne ramy konferencji mogą się okazać nudne dla uczestników. Dlatego też warto poeksperymentować! Można spróbować podzielić gości na mniejsze grupy i całkowicie zrezygnować ze sztywnych wystąpień na rzecz dyskusji na wcześniej przygotowane tematy. Innym rozwiązaniem jest przygotowanie konferencji stricte interaktywnej, na której zaproszeni gości będą swobodnie przedstawiać swoje przypadki niejako "przy okrągłym stole". Dobrym rozwiązaniem jest też zaproszenie osób z innych środowisk czy specjalności. Kontakt z punktem widzenia innych osób pozwala bowiem na dochodzenie do nowych wniosków i spostrzeżeń. 

6. Wprowadź w konferencję nieco rozrywki!

Długotrwałe siedzenie i słuchanie nie sprzyja interaktywności. Nawet najciekawsze referaty są w stanie w końcu znudzić słuchaczy, więc wprowadzenie elementu humorystycznego jest jak najbardziej wskazane. Dobór odpowiedniego rozwiązania jest oczywiście uzależniony od możliwości i rodzaju konferencji. Czasem funkcję osoby "rozluźniającej atmosferę" może pełnić sprawny i dowcipny moderator. Gdy są takie możliwości, można zatrudnić np. Stand-Upera czy inną osobę, która rozbawi gości. Można zorganizować też niezobowiązujący konkurs czy inną ciekawą rozrywkę. Działania te mają na celu jedno - przywrócenie energii na sali, która jest konieczna dla przebiegu konferencji. Zastanów się też, co zaoferować gościom w czasie wolnym.