Jedno jest pewne: każda konferencja czy szkolenie muszą być przygotowane perfekcyjnie. Od tego zależy przecież prestiż firmy – szczególnie gdy na spotkaniu mają pojawić się goście z zewnątrz. Decydując się na wynajęcie profesjonalnego organizatora imprez możemy swobodnie korzystać z jego wiedzy i doświadczenia, co np. przy dużej i prestiżowej konferencji może mieć niebagatelne znaczenie.

Ale są sytuacje, kiedy zwyczajnie opłaca się zatrudnić profesjonalnego organizatora. Warto bowiem wiedzieć, że firmy organizujące szkolenia i konferencje otrzymują od swoich podwykonawców znaczące upusty na wiele usług okołoeventowych. W praktyce oznacza to, że końcowa cena, jaką zapłacimy organizatorowi może być nawet niższa niż koszty samodzielnej organizacji eventu. Nie bez znaczenia jest również fakt, że firma może zaoszczędzić czas, jaki musiałaby przeznaczyć na załatwianie wszystkich ważnych i mniej ważnych spraw z licznymi podwykonawcami, a także na „przecieranie szlaków w nieznanych dotąd obszarach”. Jednocześnie czas ten można przeznaczyć na przygotowanie merytorycznej warstwy szkolenia czy konferencji, co jest przecież najważniejszym elementem szkolenia lub konferencji. Firmy mogą również pozbyć się stresu związanego z koniecznością sprawnego zsynchronizowania wielu wydarzeń podczas konferencji, bo odpowiedzialność za ewentualne niedociągnięcia bierze na siebie profesjonalny organizator.

Czy warto więc samodzielnie zająć się przygotowaniem konferencji? To zależy od kilku czynników. Jeśli ma być to duże i prestiżowe wydarzenie, na pewno dobrze jest rozważyć zatrudnienie niezależnego organizatora. Jeśli jednak jest to cykliczna konferencja lub coroczne szkolenie firmowe, wystarczy zdać się na serwis, który wynajmie dla nas optymalną salę, zaoferuje odpowiednie wyposażenie, catering, hotel, transport gości itd. Oczywiście zawsze warto zapytać o pełen zakres oferowanych usług, bo można być mile zaskoczonym.