Określ cel imprezy

Podstawą każdego dobrego scenariusza eventu jest dokładnie określony cel i rodzaj imprezy. Założenie to powinno być dla nas znakiem drogowym, który wpływa na wszelkie inne elementy planu. Zawsze też, dodając nowy element wydarzenia powinniśmy się zastanowić, czy jest on zgodny z nadrzędnym celem.

Określenie założeń wydarzenia wpływa tak naprawdę na wszystkie elementy organizacji. Zupełnie inaczej będzie bowiem wyglądać program festynu rodzinnego, niż spotkania dla kadry menedżerskiej. Różne będą też założenia imprezy komercyjnej, mającej na celu osiągnięcie konkretnych zysków, niż rekreacyjnej, która ma zapewnić dobrą zabawę i rozrywkę. Przykładem mogą być popularne imprezy firmowe.

Określ profil uczestników

Czasem zdarza się, że organizatorzy różnych wydarzeń przygotowując scenariusz eventu zapominają, że najważniejsi są uczestnicy. Dlatego też zawsze warto na początku zastanowić się nad profilem gości, ich potrzebami oraz możliwościami. Nie można też zapomnieć, że niektóre grupy uczestników wymagają dodatkowej uwagi czy wyposażenia.

Określając profil uczestników na pewno należy zwrócić uwagę na wiek i płeć gości, ich zainteresowania czy też możliwości. Równie ważne jest też niezapominanie o profilu imprezy, gdyż będzie on determinował podejście uczestników do wydarzenia. Nie da się bowiem ukryć, że te same osoby będą się inaczej zachowywać na evencie oficjalnym, niż na spotkaniu towarzyskim.

Stwórz ogólne ramy czasowe

Jeśli wiemy, jaki cel przyświeca naszej imprezie oraz kto będzie w niej uczestniczył, to możemy nakreślić ogólne ramy czasowe i program wydarzenia. Wbrew pozorom uwzględnić musimy przy tym mnóstwo zmiennych, wynikających z charakteru wydarzenia. Błędy na tym etapie są zresztą bardzo często widoczne gołym okiem. Festyn rodzinny w dzień roboczy od 8 do 14 zagwarantuje, że większość rodziców nie przyjdzie, ponieważ będzie w pracy. Impreza firmowa w środę od 21 do 3 w nocy, gdy czwartek to dzień roboczy, na pewno też nikogo nie uszczęśliwi.

Określając ramy czasowe pamiętać musimy, że osoby które mają uczestniczyć w wydarzeniu muszą się czuć komfortowo. Powinno się więc wybierać takie dni i godziny, które zagwarantują im spokojne przygotowanie, dojazd i bezproblemowe uczestnictwo we wszystkich atrakcjach. A jeśli o atrakcjach mowa, pamiętać też należy, że czas trwania eventu trzeba czymś wypełnić - ale o tym w następnym punkcie.

Zadbaj o odpowiednią ilość atrakcji

Jak już wspomniano, czas trwania wydarzenia trzeba wypełnić różnymi atrakcjami. Wymaga to starannego przemyślenia i dobrego rozplanowania czasu całego wydarzenia. Bezwzględnie jednak należy unikać dwóch sytuacji. Pierwsza z nich, to ustawienie elementów w taki sposób, że uczestnicząc w jednym automatycznie opuszczamy drugie. Drugim bezwzględnie złym pomysłem jest niedostosowanie atrakcji do pory dnia czy danej chwili. O co w tym przypadku chodzi? Warto wziąć pod uwagę, że po całodziennej pracy mało będzie chętnych na dodatkowy wysiłek intelektualny czy fizyczny, dużo lepiej sprawdzą się wówczas atrakcje niewymagające dużego zaangażowania.

Uwzględnij potrzeby uczestników

Nasycając plan eventu niepowtarzalnymi atrakcjami warto pamiętać, że niekoniecznie więcej znaczy lepiej. Uważać trzeba, by nie przeładować programu i pozostawić uczestnikom wystarczająco dużo czasu na posiłki, odpoczynek czy inne potrzeby. Co więcej, bieganie między atrakcjami może być dobre dla dzieci, ale starsze osoby chętnie spędzą też czas na spokojnej rozmowie i konsumpcji.

Baw się dobrze!

Na koniec warto pamiętać, że dobry organizator eventów to taki, którego cieszy to, co robi. Oczywiście czasem trudno współpracować z trudnymi klientami, ale podstawą przygotowania dobrego wydarzenia jest własny pomysł i kreatywność. Powielanie tych samych schematów imprez jest rzecz jasna dużo łatwiejsze i wygodniejsze, gwarantuje jednak szybką nudę i niezadowolenie uczestników. Dlatego też należy wystrzegać się nachalnego kopiowania wzorów i ciągle wymyślać nowe atrakcje i formy wydarzeń. Ludzie bowiem bardzo szybko wyczują, czy impreza jest dla nich, czy dla świętego spokoju!