Pracownik recepcji jako pierwszy wita uczestników konferencji, dlatego w pewnym sensie staje się on wizytówką tego wydarzenia. Zaleca się, aby recepcja była sprawnie zorganizowana, ponieważ miła i bezproblemowa obsługa pozytywnie wpływa na nastawienie gości do konferencji i jej organizatora.

Co należy do najważniejszych zadań recepcji? Na pewno weryfikacja zapisanych gości oraz wręczenie identyfikatorów i wszelkich materiałów konferencyjnych. To ważne nie tylko ze względów czysto organizacyjnych, ale także bezpieczeństwa. Organizator konferencji musi bowiem wiedzieć, kto ma prawo uczestniczyć w konferencji, a kto nie.

Zaproszeni goście mogą być identyfikowani na kilka sposobów. Najbardziej tradycyjnym jest papierowa lista, na której pracownik recepcji odszukuje nazwisko gościa, potwierdza jego przybycie i wręcza mu odpowiednie materiały. Takie rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim przy mniejszej liczbie gości. W przypadku większej konferencji papierowa lista uczestników staje się problemem. Szybciej i sprawniej można znaleźć dane gościa na laptopie wyposażonym w popularnego Excela. Można również skorzystać z bardziej zaawansowanych technologicznie udogodnień, takich jak skanowanie kodów QR (lub kreskowych) umieszczonych na zaproszeniach. W tym przypadku identyfikacja gości odbywa się naprawdę błyskawicznie, chociaż wymaga użycia specjalnego oprogramowania i czytnika kodów. Takie rozwiązania można bez problemu zamówić w zewnętrznej firmie lub przez serwis wynajmujący sale i oferujący wiele dodatkowych usług.