Informacja prasowa jest podstawą komunikacji ze wszystkimi mediami. Mimo to wiedza odnośnie tego, jak powinna ona wyglądać i co zawierać, wcale nie jest tak powszechna. Wiele osób myli ją bowiem z tekstem reklamowym. Co zrobić, by nasza notatka dziennikarska odniosła skutek? Podpowiadamy!

Co to jest informacja prasowa?

Najprościej mówiąc, informacja prasowa to po prostu krótki tekst opisujący jakieś ważne wydarzenie, który ma na celu wzbudzenie zainteresowania w redakcji gazety, portalu internetowego, serwisu informacyjnego itp. Warto w tym miejscu zauważyć, że notatka taka może zostać wykorzystana dwojako ‒ jako samodzielny tekst lub też "zajawka" dla większego artykułu czy wywiadu, zrealizowanego przez dziennikarza, który był jej adresatem.

Informacjami prasowymi posługują się głównie firmy czy instytucje przy najróżniejszych okazjach. Nie stronią od nich też organizatorzy czy zleceniodawcy różnego rodzaju eventów, konferencji oraz szkoleń. Notatka prasowa jest doskonałym sposobem na przekazanie informacji o przygotowywaniu danego wydarzenia, jego przebiegu czy też skutkach.

Nie da się przy tym ukryć, że poważne redakcje są codziennie zalewane tysiącami informacji prasowych. Dany redaktor nie ma przy tym możliwości umieszczenia w gazecie czy na portalu wszystkich informacji, wybiera więc te najważniejsze i najciekawsze z punktu widzenia jego oraz czytelników. Dlatego niezwykle ważne jest, by odpowiednio się przyłożyć do napisania tego typu tekstu.

Zajmujesz się promowaniem eventów? Zacznij od podstaw!

Co powinna zawierać informacja prasowa?

Jak to zwykle bywa, napisanie informacji prasowej jest dość proste, wystarczy trzymać się pewnych utartych schematów. Tworzenie naprawdę dobrych notatek jest już jednak dużo trudniejsze i wymaga sporych umiejętności oraz doświadczenia. Wiele zasad jest oczywiście dość płynnych, istnieją jednak też takie, których trzymać trzeba się zawsze. Przede wszystkim każda dobra informacja prasowa musi dotyczyć naprawdę ciekawego tematu lub też pozornie nieciekawą kwestię przedstawiać w interesujący sposób. Dotyczy to zarówno samego tytułu notatki, jak i właściwej treści.

Drugą podstawową kwestią jest pamiętanie, by z notatki prasowej nie robić taniej reklamy. Tego typu rozwiązanie na pewno nie zwróci bowiem uwagi redaktorów i czytelników.

Każda notatka tego typu powinna przekazywać konkretne informacje i odpowiadać na pytania takie jak: kto? gdzie? kiedy? po co? dlaczego? co z tego wynika? Sam układ informacji powinien odpowiadać odwróconej piramidzie. Na początku koniecznie wypisujemy najważniejsze i ogólne informacje, dalej drugorzędne kwestie, by zakończyć najmniej ważnymi szczegółami.

Notatka prasowa to często element szerszej strategii medialnej - co musisz o niej wiedzieć?

Jak powinna być zbudowana informacja prasowa?

Każda informacja prasowa powinna charakteryzować się określoną budową i wielkością. W zasadzie zawsze powinno się ograniczyć do jednej, maksymalnie dwóch stron tekstu oraz dodatków. Na początku koniecznie trzeba zamieścić informacje na temat firmy czy wydarzenia, które reprezentujemy oraz daty sporządzenia materiału. Dalej należy zamieścić informację, że przesłany materiał jest notatką prasową. Następnie pora na tytuł, lead ‒ czyli krótkie streszczenie informacji – oraz treść właściwą. Oczywiście na koniec powinniśmy umieścić też krótkie podsumowanie i informację o zakończeniu tekstu właściwego.

Bardzo ważnymi elementami notatki prasowej są też dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za kontakty z mediami, a także stopka prasowa, zawierająca podstawowe informacje o firmie, jej historii i działalności.

Zamieszczenie wszystkich wymienionych elementów jest niezbędne, by nasza informacja została uznana za poważną i godną uwagi. Dlatego z pewnością nie ma sensu w tej kwestii eksperymentować!

Informacja prasowa w dobie Internetu

Ogólne zasady tworzenia notatek prasowych są stałe i niezależne od tego, do którego z mediów je kierujemy. Jednak rozsyłając tego typu wiadomości do portali czy czasopism internetowych koniecznie powinniśmy pamiętać, że sieć rządzi się swoimi prawami. Przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na to, by maksymalnie ułatwić wyszukiwanie naszej informacji poprzez wyszukiwarki internetowe. Dlatego też pamiętać trzeba o podstawowych zasadach SEO ‒ odpowiednim tytule czy słowach kluczowych. Unikać powinniśmy przy tym zbyt fantazyjnych rozwiązań ‒ doskonała gra słów czy przenośnia nieźle sprawdzi się w gazecie, ale dla robotów Google’a będzie całkowicie niezrozumiała.

Tworząc notatki prasowe na użytek redakcji internetowych warto też dołączyć linki i materiały audiowizualne. Poprawiają one pozycjonowanie materiałów, a także zwiększają ich klikalność. Czy nam się to podoba czy nie ‒ więcej osób doceni kilkuminutowy filmik niż nawet najlepszą stronę samego tekstu.

Konferencja prasowa? Nic trudnego!

Dobra informacja prasowa musi być konkretna oraz interesująca. Pamiętając przy tym o chwytliwym tytule oraz wszystkich elementach technicznych, nie można zapominać o odpowiednim sposobie dystrybucji wiadomości. Bezwzględnie nie należy rozsyłać jednej i tej samej informacji do wszystkich redakcji i mediów. Optymalnym rozwiązaniem jest przygotowanie kilku wersji notatki, dostosowanych do konkretnych redakcji i odbiorców oraz rozsyłanie ich regularnie, ale nie częściej niż raz na kilka-kilkanaście dni. Notatka prasowa to bowiem szansa na bezpłatną i doskonałą promocję – musi się ona jednak przebić wśród setek innych wiadomości.