Programy unijne, jakie pojawiły się̨ w ciągu ostatniej dekady, stworzyły duże możliwości pozyskiwania środków inwestycyjnych na rozwój bazy naukowej i dydaktycznej. Polskie uczelnie potrafiły z tej szansy skorzystać́, dzięki czemu w ostatnich latach powstało wiele nowoczesnych obiektów. Ich infrastruktura, oprócz tego, że bardzo dobrze służy realizacji celów poszczególnych uczelni, coraz chętniej wykorzystywana jest także przez branżę̨ MICE. Przede wszystkim dotyczy to organizacji wydarzeń́ merytorycznych – konferencji, kongresów, spotkań́ firmowych i sympozjów, ale także realizacji o innym charakterze  – takich jak uroczyste bankiety, gale czy prezentacje produktów. – W Polsce już̇ około stu uczelni aktywnie pozyskuje zlecenia na wynajem swoich powierzchni. Jeżeli chodzi o jakość́ – zależy ona głównie od wieku budynku, od jego przystosowania dla potrzeb osób niepełnosprawnych, ale przede wszystkim od dbałości i ciągłych inwestycji w infrastrukturę̨. Na tym polu wygrywamy – mówi Agata Skibicka, PR manager w poznańskiej Wyższej Szkole Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa.

Prestiżowe spotkania

Uczelnie w Polsce, w przeważającej większości nadają̨ się̨ do organizacji wydarzeń́, wpisujących się̨ w definicję przemysłu spotkań́. – Obecnie infrastruktura uczelni najczęściej oferuje ten sam standard, co centra kongresowe i konferencyjne czy hotele i restauracje, a często nawet je przewyższa. Są̨ to przecież̇ najwyższej klasy budynki przeznaczone do celów naukowych i dydaktycznych, ale posiadające także przestrzenie o innym przeznaczeniu, w tym strefy wypoczynku czy miejsca dostosowane do potrzeb gastronomicznych. Są̨ ponadto wyposażone w zaawansowane technologie informatyczne – mówi Marek Kiczka, z Biura Promocji i Nowych Mediów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Event odbywający się̨ w aulach uczelni, nosi poza tym znamiona wydarzenia prestiżowego. – Uczelnia to wysoko wykwalifikowane środowisko naukowe, to wysokie standardy, to misja, która zobowiązuje. Organizacja eventu w takim otoczeniu ma więc dobry wydźwięk PR-owy – przyczynia się̨ do budowania pozytywnego wizerunku instytucji organizującej wydarzenie – tłumaczy dr Paweł Rut, z Katedry Gospodarki Turystycznej Uniwersytetu Rzeszowskiego. Przy okazji, zleceniodawcy wydarzeń́ o charakterze merytorycznym, jeżeli istnieje taka potrzeba, mogą̨ liczyć́ również̇ na wsparcie pracowników naukowych uczelni. Chociażby poprzez włączenie ich do programu planowanej konferencji w charakterze prelegentów, a czasami nawet na patronat merytoryczny, jeżeli tematyka spotkania koresponduje z profilem działalności uczelni. Wszystko to sprawia, że wynajem sal w budynkach szkół wyższych zaczyna być́ coraz bardziej popularny. – Od momentu uruchomienia przez nas portalu do wynajmu sal, www.salerezerwacje.pl w czerwcu 2013 r., liczba zapytań́ o sale na uczelniach wzrosła z kilkunastu do ponad 200 miesięcznie i cały czas obserwujemy tendencję wzrostową. Widać́ więc, że jest na nie ogromne zapotrzebowanie. Widoczne jest również̇ zainteresowanie po stronie samych uczelni, które udostępniają̨ coraz większą liczbę̨ pomieszczeń́ – mówi Damian Woźnicki, kierownik Działu Obsługi Klienta portalu salerezerwacje.pl. 

Pełna obsługa

Czynników powodujących, że uczelnie stały się̨ atrakcyjnymi miejscami do organizowania eventów, szkoleń́ czy konferencji, poza prestiżem, jest przynajmniej kilka. Jeden z ważniejszych to położenie – gmachy szkół wyższych znajdują̨ się̨ najczęściej w centrach miast, co pozwala na łatwy dojazd, także tym uczestnikom, którzy przyjeżdżają̨ na event z innych miejscowości. – Zdarza się̨ też, że w ramach jednej oferty uczelnie dysponują̨ nieruchomościami zlokalizowanymi nie tylko w różnych regionach kraju, co zapewnia możliwość́ prowadzenia kilku eventów symultanicznie, ale także w różnych lokalizacjach w ramach jednego miasta. Z racji prowadzonej na co dzień́ działalności edukacyjnej dysponują̨ poza tym dużą̨ różnorodnością̨ sal – od kameralnych po duże, mogące pomieścić́ nawet powyżej 200 osób – mówi Damian Woźnicki. Ewentualnym problemem może okazać́ się̨ jedynie organizacja cateringu lub noclegów. I tutaj przedstawiciele uczelni starają̨ się̨ ułatwić́ życie zleceniodawcom spotkań́. – Nasza uczelnia nie prowadzi działalności cateringowej, jednak na jej terenie znajduje się̨ kilka punktów gastronomicznych, które pomogą̨ w organizacji poczęstunku. Nie stanowi również̇ problemu skorzystanie z usług firmy zewnętrznej – mówi Marek Kiczka. Tak jest w większości szkół wyższych, nie ma też kłopotu z przygotowaniem przerwy kawowej. Jeśli chodzi o nocleg, w zależności od placówki klienci muszą organizować́ sobie miejsca w hotelach na własną rękę̨, bądź́, podobnie jak ma to miejsce w przypadku cateringu, mogą̨ liczyć́ na pomoc ze strony uczelni. – Nasza uczelnia nie nadaje się̨ jedynie do takich eventów, przy których ważne jest to, aby baza noclegowa i miejsce wydarzenia były w tym samym budynku. Jednakże staramy się̨ wychodzić́ klientowi naprzeciw i dlatego współpracujemy z kilkoma hotelami znajdującymi się̨ w naszym sąsiedztwie, m.in. z hotelem Ikar oraz Puro. Dzięki takiej współpracy niejednokrotnie udaje nam się̨ przekonać́ klienta do naszej lokalizacji – tłumaczy Agata Skibicka. Podobnie sytuacja wygląda w Rzeszowie. – Miejsca noclegowe są̨ w dyspozycji uczelni i mogą̨ być́ wykorzystane przez gości konferencyjnych. Ceny są̨ konkurencyjne w stosunku do ofert hoteli, ale i standard nie jest 5-gwiazdkowy. Zapewnienie noclegu w obiektach hotelarskich na poziomie i w standardzie oczekiwanym przez gości biznesowych nie stanowi jednak problemu – mówi dr Paweł Rut. Co ważne, oprócz samych sal, większość́ uczelni jest również̇ w stanie zapewnić́ dodatkowe powierzchnie dla gości spotkań́ lub eventów. Tak jest m.in. w Centrum Kongresowym Politechniki Wrocławskiej – obsługą klientów zajmuje się̨ tam specjalna Sekcja Organizacji Imprez Naukowych, posiadająca wieloletnie doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń́. – Możemy zaproponować́ powierzchnie wystawiennicze (foyer prawe i lewe, antresolę), które aranżujemy m.in. na catering, wystawy towarzyszące, sesje plakatowe czy konferencje prasowe. Oprócz tego można wykorzystać́ tę przestrzeń́ również̇ na stoiska wystawiennicze, punkty promocyjne oraz lokalizację dla standów, ścianek promocyjnych czy roll-upów – tłumaczy Aleksandra Szafran-Gęgotek, kierownik Sekcji Organizacji Imprez Naukowych w Centrum Kongresowym Politechniki Wrocławskiej.

Własną jednostkę̨, która zajmuje się̨ organizacją kongresów i konferencji posiada także m.in. Uniwersytet Jagielloński. Sekcja Organizacji Konferencji Działu Promocji i Informacji UJ powstała w 1991 r. i od tego czasu zajmuje się̨ kompleksową organizacją zwłaszcza największych imprez. – Nasze sale są̨ znacznie większe niż̇ te w hotelach i w znacznej części są̨ salami amfiteatralnymi, aktualnie bardzo dobrze wyposażonymi we wszelkiego rodzaju sprzęt techniczny. Auditorium Maximum UJ jest w stanie pomieścić́ w jednym czasie około 2 tys. uczestników, co nie jest możliwe w żadnym z hoteli krakowskich. Do tej pory duże sale UJ były w zasadzie jedyną możliwością̨ na organizację większych imprez w Krakowie. Aktualnie dzięki oddaniu do użytku Centrum Kongresowego ICE pojawiły się̨ dodatkowe możliwości, dzięki którym nie trzeba będzie odmawiać́ organizacji dwóch dużych imprez, które miałyby się̨ odbyć́ w tym samym czasie – mówi Maciej Pilch, kierownik Sekcji Organizacji Konferencji na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie.

Konferencyjna symbioza

Uczelnie, oprócz udostępniania miejsc pod eventy komercyjne, przynoszą̨ jeszcze inne korzyści dla branży. Regularnie współpracują̨ one z krajowymi i zagranicznymi ośrodkami oraz instytucjami naukowymi, naukowo-dydaktycznymi, kulturalnymi, oświatowymi, medycznymi oraz gospodarczymi i starają̨ się̨ przyciągnąć́ organizowane przez nie wydarzenia do siebie.

– Często nasi profesorowie zasiadają̨ w różnego rodzaju organizacjach krajowych i międzynarodowych np. stowarzyszeniach, fundacjach itp. mając tym samym duży wpływ na wybór miejsca, w którym w przyszłych latach będą̨ odbywać́ się̨ następne, zazwyczaj cykliczne kongresy i konferencje – mówi Maciej Pilch. To z kolei, bardzo korzystnie odbija się̨ na promocji całej Polski, jako atrakcyjnej destynacji MICE. Korzyści są̨ więc obopólne. Postawy tego typu są̨ zresztą̨ nagradzane w organizowanym przez Polską Organizację Turystyczną, wspólnie ze Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy w Polsce Programie Ambasadorów Kongresów Polskich. Jego celem jest uhonorowanie osób, które w międzynarodowych środowiskach, w których pracują̨, rozpowszechniają̨ wiedzę o atutach Polski i pozyskują̨ międzynarodowe kongresy dla naszego kraju.

Rezerwuj z wyprzedzeniem

Stawki za wynajęcie sal na uczelniach wyższych są̨ zróżnicowane. Negocjuje się̨ je w zależności od charakteru imprezy, długości i terminu wynajmu oraz ewentualnej chęci skorzystania z wyposażenia dodatkowego. – Te najtańsze można wynająć́ już̇ od 13 zł netto za godz., ale są̨ i takie za 150-200 zł netto. Przykładowo wynajęcie sali 50-osobowej w wysokim standardzie, z pełnym wyposażeniem w Poznaniu, na uczelni WSB (Wyższa Szkoła Bankowa) to koszt od 45 zł za godz. netto, czyli od 360 zł netto za cały dzień́ – mówi Damian Woźnicki. Uśredniając, ceny wahają̨ się̨ od 200 zł netto za dzień́ wynajmu za podstawową sale ćwiczeniową (dla ok. 50 os.), do nawet kilku tysięcy zł netto za dzień́ wynajmu najbardziej reprezentacyjnych i największych auli, mogących pomieścić́ po kilkaset osób. W trakcie roku akademickiego rezerwując salę na uczelni wyższej, jeżeli jest to możliwe, najlepiej robić́ to z minimum dwutygodniowym wyprzedzeniem. Nie oznacza to, że w przypadku zaistnienia nagłej potrzeby rezerwacja nie będzie możliwa, jednak istnieje duże prawdopodobieństwo, że się̨ nie uda. – Przy organizacji większej konferencji zaleca się̨ nawet jeszcze dłuższe wyprzedzenie, w celu dogrania wszelkich szczegółów. Atutem uczelni jest za to w pełni dostępna baza sal ćwiczeniowych, wykładowych, konferencyjnych w okresie wakacji letnich, tj. w lipcu, sierpniu i we wrześniu. Wtedy można je wynająć́ nawet z dnia na dzień́ – mówi Marek Kiczka. Ich dostępność́ jest wtedy nieograniczona zajęciami dla studentów. Wyjątkiem jest Auditorium Maximum Uniwersytetu Jagiellońskiego. – W przypadku dużych kongresów, gdy zachodzi konieczność́ wynajęcia całego budynku rezerwacje dokonywane są z minimum 2-letnim wyprzedzeniem, a w przypadku miesiąca września często ten okres powinien być́ jeszcze dłuższy – tłumaczy Maciej Pilch.

Michał Kalarus

żródło: Mice Poland, listopad 2014 (11/134), str.18-20