Ile przerw?

Zasada jest bardzo prosta – im dłuższe szkolenie/konferencja, tym więcej przerw powinno być zaplanowanych w agendzie spotkania. Jeśli więc seminarium trwa do 8 godzin wówczas w harmonogramie wystarczyłoby uwzględnić dwie przerwy kawowe oraz jedną lunch’ową. Wskazane jest, aby przerwy oddzielały odrębne bloki tematyczne spotkania. Z tego względu należałoby bardzo precyzyjnie rozpisać przerwy już na etapie planowania wszystkich wykładów i ćwiczeń. Niedopuszczalne jest doprowadzenie do sytuacji, gdy prowadzący samodzielnie ogłasza przerwę, niezaplanowaną w harmonogramie. Należy unikać modyfikowania harmonogramu w trakcie trwania szkolenia/konferencji.

Przerwa kawowa

Co należy zaserwować uczestnikom konferencji podczas przerwy? Wskazanym jest, aby w Sali wykładowej lub we foyer pojawił się bufet kawowy z odpowiednią ilością kawy. Oczywiście nie może zabraknąć również herbaty, wody oraz soków. Do ciepłych i zimnych napojów warto także zaproponować gościom np. kruche ciasteczka, cukierki czekoladowe, batoniki, owoce lub kanapki. Tym może zająć się sprawdzona firma cateringowa. Niekiedy umożliwia się gościom zabranie kubków lub filiżanek na salę konferencyjną po zakończeniu przerwy. Pozwala to wzbudzić pozytywne nastawienie uczestników do szkolenia i zwiększyć ich komfort związany z przebywaniem w tym właśnie miejscu.

Lunch

Planując całodniowy event, organizator ma obowiązek zagwarantować lunch wszystkim uczestnikom, prelegentom oraz wystawcom, którzy biorą udział w konferencji. Przy wyborze menu, spośród całego wachlarza różnorodnych dań obiadowych, należałoby skupić się na tych najbardziej tradycyjnych. Firma cateringowa, na podstawie własnego doświadczenia, może zaproponować własną propozycję potraw. Chcąc wykazać się szczególną dbałością o naszych gości, możliwym jest przygotowanie również dań bezmięsnych, bezglutenowych, niskokalorycznych czy nawet koszernych. Wszystko to uzależnione jest od rodzaju konferencji, grupy jaka pojawi się na spotkaniu oraz od sugestii uczestników.

Czas wolny

Profesjonalny organizator eventu całą swoją uwagę powinien skupić na swoich gościach. Do jego obowiązków należy zapewnienie odpowiednich atrakcji, które np. mogłyby wykorzystywać potencjał miejsca, w którym akurat się znajdujemy. Planując gościom czas wolny, jaki pozostał np. do wieczornej imprezy, zawsze trzeba wziąć pod uwagę takie czynniki jak: wiek, płeć, zainteresowania, kondycję fizyczną itd. Trudno bowiem grupie poważnych naukowców w zaawansowanym wieku zaproponować zabawę na torze kartingowym lub odwiedzenie parku linowego. Jednak o tym zawsze ostatecznie decydować będzie organizator.