1. Określ ciekawy temat konferencji

Zacząć należy od kwestii podstawowej - każda konferencja prasowa musi być zwołana w określonym celu i dotyczyć konkretnego wydarzenia. Warto bowiem pamiętać, że robienie konferencji dla samego faktu jest stratą czasu i środków. Ciekawa tematyka jest z kolei kluczem do wzbudzenia zainteresowania mediów - które wysyłają swoich dziennikarzy tylko na interesujące spotkania. Na koniec warto też zaznaczyć, że zainteresowanie mediów to samonakręcająca się spirala - zainteresowanie jednej telewizji czy gazety ściąga kolejne.

2. Ustal datę wydarzenia

Ustalenie terminu to kolejna oczywistość, o której czasem się zapomina. Niby wszystko wydaje się proste, trzeba po prostu wybrać konkretny dzień, godzinę i miejsce odbycia konferencji prasowej. Zawsze jednak trzeba się zastanowić nad tym, czy nasz termin faktycznie będzie odpowiedni. Powinniśmy bowiem zadbać, by nie pokrywał się z innymi konkurencyjnymi wydarzeniami. Warto też zawsze się zastanowić, czy miejsce naszego eventu jest trafne - powinno ono być bowiem jak najlepiej zlokalizowane.

3. Przedstaw wcześniej plan konferencji

Nigdy nie organizuj konferencji na ostatnią chwilę. Dobrą praktyką jest sporządzenie ramowego planu konferencji i rozesłanie go do mediów na minimum dwa tygodnie przed samym wydarzeniem. Pozwoli to na spokojne opublikowanie informacji oraz "przetrawienie" jej przez zainteresowanych. Odpowiednio skomponowana informacja o konferencji jest gwarantem wysokiej frekwencji oraz zainteresowania tych podmiotów, na których najbardziej nam zależy.

4. Rozpowszechnić informację o konferencji wśród dziennikarzy

Wrzucenie informacji o naszej konferencji do mediów nie może być końcem akcji promocyjnej! Jeśli mamy znajomych dziennikarzy, to koniecznie powinniśmy się z nimi osobiście skontaktować i zaprosić na wydarzenie. Warto też zdobyć kontakt do przedstawicieli portali specjalistycznych czy regionalnych i ich również poinformować osobiście, jednocześnie przekazując, jakie ciekawe informacje mogą być ogłoszone podczas wydarzenia.

5. Przygotuj zasady obowiązujące na konferencji i poinformuj o nich

Określenie formy konferencji prasowej jest bardzo ważne. Pozwala na przygotowanie się i dostosowanie zarówno dziennikarzom, jak i organizatorom. Co więcej, zwiększa to także prawdopodobieństwo, że wydarzenie się "nie rozejdzie" z powodu niepotrzebnych dyskusji czy braku planu.

6. Zawsze bądź przed czasem

O ile na punktualność gości nie mamy wpływu, to samemu zawsze powinniśmy być minimum godzinę wcześniej. Czas ten warto wykorzystać na przygotowanie sali, dodanie tabliczek informacyjnych, przygotowanie materiałów i sprawdzenie, czy wszystko działa. Dodatkowo unikniemy kłopotliwych sytuacji, gdyby ktoś przyszedł wcześniej. Będąc na miejscu zawsze ten czas można wykorzystać na niezobowiązującą rozmowę - która często może okazać się bardzo cenna!

7. Zajmij się gośćmi od samego przyjazdu

Dobrą praktyką jest też wydelegowanie jednej czy kilku ludzi do obsługi samych dziennikarzy. Osoby takie powinny powitać gości, przekazać informacje odnośnie możliwości fotografowania czy przeprowadzenia wywiadu, a także odpowiadać na wszelkie inne pytania techniczne.

8. Sprawnie przeprowadzić samą konferencję

Jeśli już na sali są wszyscy i wybiła godzina rozpoczęcia, to nie pozostaje nam nic innego, jak tylko otworzyć wydarzenie. Pamiętać przy tym musimy, by zacząć od powitania i ogólnego opisania celów spotkania. Następnie należy przedstawić same informacje, najlepiej w sposób zwięzły i stricte faktograficzny. Nie ma sensu wchodzić w szczegóły, gdyż te powinny być przedstawiane w trakcie zadawania i odpowiedzi na pytania dziennikarzy.

9. Sprawnie zakończyć konferencję prasową

Gdy już powiedziano wszystko, co ważne, należy dobrze zakończyć konferencję. Wypada wtedy podziękować za przybycie oraz pozostawić choć jednego własnego przedstawiciela na sali. Osoba ta ma za zadanie odpowiadać na ewentualne dalsze pytania. Warto o tym pamiętać, gdyż czasem bywa tak, że aktywność dziennikarzy jest na tyle duża, że nie da się udzielić wyjaśnień każdemu z osobna w ograniczonym czasie. Co więcej, konferencja prasowa nie powinna być zbyt rozwleczona w czasie. Gdy przedłuża się zdecydowanie ponad plan, należy ją elegancko, ale i stanowczo zakończyć.

10. Pamiętaj o następnym dniu

Jak w przypadku każdego spotkania czy wydarzenia, tak samo po konferencji prasowej należy przesłać odpowiednie podziękowania dla uczestników. Ten gest nic nie kosztuje, a jest bardzo ważny, pokazuje bowiem, że odnosimy się z szacunkiem do dziennikarzy oraz wzmacniamy z nimi osobiste relacje, które będą bardzo przydatne kolejnym razem!