Co to jest brief eventowy?

Brief to krótki dokument, który opisuje podstawowe założenia jakiegoś zadania – w tym przypadku eventu. Zawiera on na ogół podstawowe informacje o zamawiającym, ogólne wymagania odnośnie wydarzenia i jego celów, a także zarys przebiegu samej imprezy. Brief eventowy jest więc zbiorem informacji niezbędnych do stworzenia wstępnego kosztorysu przez wykonawcę, na podstawie którego dogrywać się będzie szczegóły samego wydarzenia.

Dokument ten odgrywa więc bardzo ważną rolę, błędy popełnione przy jego powstawaniu często będą bowiem powielane na etapie samej organizacji i mogą doprowadzić do klapy imprezy. Przykład? Chociażby błędne określenie grupy docelowej, co poskutkuje przygotowaniem przez wykonawcę atrakcji, które nie pasują dla realnych uczestników. 

Jak napisać dobry brief eventowy?

Przygotowanie briefu eventowego powinniśmy rozpocząć od wyszczególnienia kwestii, o których chcemy informować potencjalnego wykonawcę. Bezwzględnie powinny to być:

- Opis naszej firmy i jej charakteru – informacje te pozwolą zamawiającemu na lepsze zorientowanie się w charakterze przedsiębiorstwa. Co ważne, wiele firm czy instytucji posiada wewnętrzne zbiory pisanych czy niepisanych zasad, reguł lub zwyczajów. Warto o nich wspomnieć, gdyż pozwolą one na dopasowanie eventu do charakteru zamawiającego.

- Miejsce i czas eventu – najważniejszą informacją związaną już stricte z organizacją imprezy jest proponowany termin oraz miejsce, gdzie miałby się odbyć event.

- Cele imprezy – określamy tu ogólne założenia o jaki typ wydarzenia nam chodzi. Czy ma być to część naszej kampanii event marketingowej, czy wydarzenie skierowane jest do naszych klientów w podziękowaniu za współpracę, czy może chcemy zintegrować naszych pracowników.

- Grupa docelowa – określamy ją na podstawie opisanych już celów wydarzenia. Warto tu szczególnie skupić się na grupach wymagających szczególnej uwagi, czyli np. dzieciach, osobach starszych czy niepełnosprawnych, a także ogólnym charakterze uczestników.

- Oczekiwane efekty – każdy event ma jakiś cel, nie zawsze jednak musi być to wymierna wartość marketingowa czy sprzedażowa. Czasem naszym celem jest po prostu zapewnienie dobrej zabawy – o tym też warto wspomnieć!

- Możliwości budżetowe – wiele podmiotów boi się mówić o pieniądzach. Jest to poważny błąd! Dobry brief eventowy musi zawierać chociażby ogólnie zarysowany budżet, by potencjalny wykonawca wiedział, jakie ma realnie możliwości.

- Ewentualne zastrzeżenia – czasem bywa tak, że pojawiają się kwestie, których sobie bezwzględnie podczas naszego eventu nie życzymy. Podwykonawca który kiedyś nas oszukał, atrakcje, które już nam się znudziły czy artyści których nie lubimy – wszystko to warto zaznaczyć!

Oczywiście oprócz wymienionych elementów można też dodać inne. Ważne jednak by pamiętać, że brief eventowy, to... brief! Czyli krótka forma, która nie powinna zanadto krępować potencjalnych wykonawców. Zabija to bowiem kreatywność, a przecież na rozmowy o szczegółach zawsze będzie jeszcze czas!

Mamy brief – co dalej?

Przygotowanie dobrego briefu to jednak dopiero pierwszy krok. Po jego opracowaniu musimy zastanowić się, jakim firmom go przekazać. Niestety dość popularną metodą zleceniodawców jest rozsyłanie zapytań metodą spamu – do każdego potencjalnie zainteresowanego podmiotu. W teorii ma to na celu wybranie tej oferty, która zagwarantuje najlepsze warunki. Jest to bardzo poważny błąd, który może skutkować związaniem się z nieodpowiednim partnerem biznesowym oraz podniesieniem kosztów eventu. Należy bowiem zdawać sobie sprawę, że firmy organizujące różnego typu wydarzenia często korzystają z usług tych samych podwykonawców czy agencji. Te z kolei w chwili otrzymania kilku zapytań mogą sztucznie zawyżać ceny, by uzyskać jak najlepsze warunki dla siebie.  Podobnie wygląda kwestia całościowych kosztów. Nierzadko wybór tańszej oferty za tą samą usługę będzie uzasadniony. Często bowiem firmy oszczędzają na jakości obsługi, czy zabezpieczeniu eventów – a to może rodzić poważne kłopoty!

Optymalnym rozwiązaniem jest więc przesłanie briefu eventowego jedynie do 4-5 wcześniej wybranych już firm, które mogą pochwalić się doświadczeniem oraz dobrą opinią.

Jakie korzyści przyniesie dobrze napisany brief eventowy?

Dobrze napisany brief to przede wszystkim spokój organizacyjny. Jest on bowiem mapą drogową i przyczynkiem do późniejszego sformułowania konkretnych zadań, jakie postawimy przed organizatorem eventu i spiszemy pod postacią umowy.

Idealny brief eventowy stanowi więc doskonałą podstawę do organizacji każdego wydarzenia. Pomaga nam w określeniu potrzeb, możliwości i spodziewanych efektów, a także umożliwia wykonawcy "wstrzelenie się " w nasze konkretne potrzeby. Dlatego też warto przyłożyć się do przygotowania briefu – z pewnością zaprocentuje to w przyszłości!