Podziękuj uczestnikom konferencji

Organizacja konferencji to bardzo często współpraca całej grupy osób. Warto o tym pamiętać. Po zakończeniu eventu podziękujmy wszystkim tym, dzięki któremu mógł się on odbyć, a więc prelegentom, uczestnikom, panelistom, a także zespołowi, który zajmował się obsługą, pomagał uczestnikom czy dbał o nagłośnienie, sprzęt elektroniczny oraz bufet. Rola każdej z tych osób jest wprost nie do przecenienia. Jako główny organizator musimy zdawać sobie z tego sprawę.

W jaki sposób dziękować? Możliwości jest sporo. Możemy zrobić to osobiście jeszcze podczas trwania konferencji, możemy również opublikować post na portalach społecznościowych lub notatkę na stronie wydarzenia. Wszystkie sposoby są dobrze widziane. Warto jedynie pamiętać o tym, by o podziękowaniach nie zapominać. Ich brak jest bowiem przejawem nieprofesjonalnego podejścia do współpracy oraz zaproszonych gości.

Informacja zwrotna – jak o nią poprosić i dlaczego ma takie znaczenie?

Konferencja zakończona, a jej uczestnicy opuszczają salę. Każdy z nich ma wiele przemyśleń na temat tego, co widział i usłyszał. Twoim zadaniem, jako organizatora, jest poznać te przemyślenia. Po co? Są one cennymi wskazówkami, dzięki którym będziesz w stanie dopracować kolejne wydarzenia. W jaki sposób prosić o feedback? Możesz przygotować krótkie ankiety, które rozdasz uczestnikom tuż przed zakończeniem wydarzenia. Możesz również poprosić ich o opinię w wiadomościach mailowych wysyłanych po konferencji (dobrze by były jednocześnie podziękowaniem za uczestnictwo). Możesz również przeprowadzić ankietę za pośrednictwem swoich kanałów społecznościowych. Najważniejsze, żeby informacja zwrotna po evencie do Ciebie dotarła.

O co warto pytać uczestników konferencji? Przede wszystkim o ich zadowolenie z eventu. Warto dowiedzieć się, jak oceniają go pod względem merytorycznym. Czy nie mają zastrzeżeń do organizacji? Czy czegoś im brakowało? Można również dopytać, czy jest coś, co powinno zostać zmienione. Tego rodzaju pytania pozwolą Ci poznać prawdę o organizowanym przez Ciebie wydarzeniu.

Pozwól na dzielenie się wspomnieniami konferencji

Z pewnością wiesz doskonale, że promocja konferencji ma ogromne znaczenie. Jeśli planujesz cyklicznie powtarzać imprezę, która właśnie się zakończyła, możesz zacząć dbać o nią od razu. W jaki sposób? Zachęć uczestników konferencji do dzielenia się swoimi wspomnieniami oraz zdjęciami w mediach społecznościowych. Znajdź łatwy i krótki hashtag, którym powinni je oznaczać. Nie tylko zdobędziesz w ten sposób cenne informacje, ale również sprawisz, że o Twoim wydarzeniu będzie głośno w sieci. Aby zachęcić uczestników do aktywności, warto zaproponować im np. drobne upominki w zamian za podzielenie się wspomnieniami z wydarzenia. Są one bowiem dla Ciebie doskonałą reklamą.

Podsumuj wydarzenie

Kolejnym etapem działania po zakończeniu konferencji jest dokonanie podsumowań. W tym pomóc może nam właśnie informacja zwrotna otrzymana od uczestników imprezy. Warto przeanalizować uwagi, by dowiedzieć się co się nie udało. Pamiętajmy, że nie ma imprez, które są całkowicie wolne od błędów – nie załamujmy się, jeśli w feedbacku znajdziemy również słowa krytyki. O wiele lepiej wyciągnąć z nich wnioski i zadbać o to, by podczas kolejnej organizowanej przez nas imprezy błędy te nie pojawiły się ponownie.

Podsumowując, organizacja eventu nie kończy się wraz z wyjściem ostatniego uczestnika. Chcąc zachować pełen profesjonalizm, musimy podtrzymać kontakt z uczestnikami, dowiedzieć się, co sądzą o naszych staraniach oraz co należy poprawić. To cenne informacje, dzięki którym możemy wzmocnić swoją pozycję.

Co jeszcze po konferencji? Oczywiście afterparty – zobacz, jak je zorganizować!