Zbuduj budżet – rozsądnie!

Wśród wielu sposobów na skuteczne oszczędzanie na pierwsze miejsce wysuwa się rozsądne planowanie wydatków i trzymanie się przyjętych założeń. W praktyce dla event managera znaczy to, że koniecznie powinien przygotować jak najdokładniejszy budżet. Pozwoli to na określenie realnych wydatków, a także odpowiednią gradację potrzeb. W tym miejscu bowiem przede wszystkim powinniśmy się zastanowić nad sensownością poszczególnych wydatków. Często bowiem brakuje nam pieniędzy na ważne kwestie tylko dlatego, że niepotrzebnie trwonimy zbyt duże sumy na zagadnienia poboczne. Struktura naszych wydatków zawsze więc powinna zawierać co najmniej trzy rodzaje potrzeb – konieczne, przydatne i dodatkowe. Dzięki temu łatwiej będzie nam oszczędzać i, co więcej, zawsze będziemy wiedzieć, w jakich kwestiach możemy bez strachu ciąć koszty.

Organizacja konferencji? Zobacz jakich błędów nie popełniać!

Ogranicz liczbę pośredników i podwykonawców

Szukając sposobów na ograniczenie kosztów różnego typu wydarzeń przede wszystkim warto przyjrzeć się pośrednikom i podwykonawcom. Nie da się bowiem ukryć, że każdy podmiot tego typu z założenia musi nie tylko zrealizować zadanie, ale również zarobić na własną działalność. Dlatego warto rozsądnie korzystać z takiej pomocy.

Szczególnie powinno dotyczyć to pośredników, których doświadczeni event managerowie mogą skutecznie unikać poprzez nawiązywanie kontaktów bezpośrednich z dostawcami niezbędnych produktów czy usług. Wbrew pozorom nie jest to specjalnie trudne zadanie, a jedynie czasochłonne – wymaga bowiem nawiązania dość bliskich relacji biznesowych, które zagwarantują faktycznie swobodny dostęp do oferty, jak i niższą cenę.

W przypadku podwykonawców sytuacja jest nieco inna, gdyż zdarza się, że są oni niezbędni. Warto jednak unikać sytuacji, gdy w organizacji naszego eventu pomaga kilkanaście firm odpowiedzialnych za drobne wycinki prac. Jeśli już mamy korzystać z podwykonawców, szukajmy podmiotów, które zapewnią bardziej kompleksowe usługi. Pozwoli to na negocjacje cenowe i znacznie obniży koszty. 

Dowiedz się, na co uważać przy podpisywaniu umów z podwykonawcami.

Szukaj sponsorów – na wszystko!

Dobrym sposobem na ograniczenie wydatków na organizację eventów jest poszukiwanie sponsorów. Co ważne, należy przyjąć jako zasadę podejście, że interesuje nas sponsoring wszystkiego, a nie tylko jakichś wybranych elementów. Oczywiście warto więc przygotować standardową ofertę pakietów sponsorskich, jednak absolutnie nie powinniśmy się do nich ograniczać. Wiele mniejszych firm chętnie bowiem wesprze nas poprzez sponsoring rzeczowy, a inne z zadowoleniem zaprezentują swoje usługi i produkty w formach pokazów – będących dodatkowymi atrakcjami dla gości.

Warto w tym miejscu też dodać, że bardzo często poważne relacje biznesowe zaczyna się właśnie od drobnej współpracy, uprzejmości czy grzecznościowego użyczenia pomieszczenia. Nigdy więc nie powinno się mówić bezwzględnie "nie" współpracy, gdyż możliwe, że już za pół roku firma ta będzie dla nas kluczowym partnerem.

Optymalizuj rozwiązania i myśl globalnie

Oczywiście rzadko kiedy dodatkowi sponsorzy opłacą nam wszelkie koszty związane z organizacją. Dlatego też bardzo ważnym jest, by już na etapie wstępnego planowania myśleć o optymalizacji rozwiązań i evencie jako całości. Kupując niezbędne dodatki, gadżety czy usługi najlepiej ograniczyć się zawsze do jednego dużego zamówienia, co pozwoli na negocjację lepszej ceny. Nic bowiem tak skutecznie nie generuje niepotrzebnych kosztów, jak ciągłe domawianie małych partii jakiegokolwiek produktu. Podobnie wygląda kwestia wspomnianej już współpracy z podwykonawcami, którą najlepiej organizować maksymalnie z 1-2 podmiotami. Nie bójmy się też długofalowej współpracy z firmami. Jeśli wiemy, że w ciągu pół roku mamy trzy duże eventy do zorganizowania, warto przy ich organizacji nawiązać współpracę z jedną firmą – z pewnością pozwoli to na wynegocjowanie jeszcze lepszych cen!

Unikaj fałszywych oszczędności

Mówiąc o ograniczeniu wydatków związanych z organizacją eventu warto też pamiętać, by unikać pozornych oszczędności. Efekt oszczędzania na wszystkim jest prawie zawsze podobny – odbija się to na jakości samego wydarzenia. Co gorsza, fałszywe oszczędności mogą przybierać bardzo różny charakter. Raz będzie to rezygnacja z dodatkowej osoby do pomocy, co skończy się zawaleniem terminów czy błędami w organizacji, a w innym przypadku wzięcie ochrony „po kosztach”, co może skutkować zniknięciem nagłośnienia noc przed koncertem. Niektóre rzeczy czy usługi po prostu muszą kosztować określoną kwotę, jeśli mają być zrealizowane właściwie.

Szukanie oszczędności przy organizacji eventów jest na pewno możliwe i często daje bardzo dobre efekty. Niezbędne do tego jest jednak dobre zaplanowanie wydatków i rozważna współpraca z innymi firmami. Szukając niższych kosztów warto jednak pamiętać, by z oszczędnego nie stać się  skąpym – przesadne oszczędzanie może bowiem doprowadzić do problemów.