Ale po co w ogóle te wszystkie umowy?

No właśnie, po co w ogóle ten tekst i to ciągłe opowiadanie o umowach. Szkoda na to czasu, papieru i pieniędzy na prawników. A jak już trzeba, to poszukamy jakiegoś wzoru z Internetu, zmienimy dane i będzie dobrze.

Wbrew pozorom takie myślenie jest w dalszym ciągu bardzo popularne i pokutuje wśród wielu organizatorów eventów. Założenie, że "jakoś to będzie" i "się ogarnie" jest bardzo żywe i trzeba przyznać, że na ogół nie dzieje się nic złego. Aż w końcu nadchodzi ten dzień, gdy pojawia się problem – podwykonawca się wycofuje, ktoś spóźnia się z realizacją zadnia czy "komuś się coś nie podoba" i idzie do sądu. Wtedy wszyscy sobie przypominają o umowach i szukają punktów, które uratują przygotowywane wydarzenie, budżet, czy zabezpieczą przed bezpodstawnymi roszczeniami. Tych paragrafów jednak nie ma, bądź są źle sformułowane i... mamy poważny problem!

Każdy organizator eventu musi pamiętać, że wypadki się zdarzają, a na sto uczciwych osób przypada przynajmniej jeden oszust. Co więcej, nikt uczciwy nie będzie się martwił podpisaniem dobrej umowy, za to kombinator już tak. Dlatego też warto zadbać o odpowiednie dokumenty, gdyż od nich nierzadko może zależeć los naszej firmy i kariery!

Przygotowanie dobrej umowy jest tak samo ważne jak napisanie dobrego scenariusza eventu (a skoro o nim mowa, to dowiesz się, jak to zrobić z TEGO tekstu) 

O czym należy pamiętać w zakresie umowy? Oto 6 podstawowych rzeczy:

1. Pamiętaj o formie pisemnej!

Podstawą organizacji każdego eventu jest umowa spisana na papierze i, co ważne, podpisana przez wszystkie zainteresowane strony. Będąc organizatorem należy zawrzeć umowy z wszystkimi podmiotami, z którymi będziemy współpracować – zarówno zleceniodawcą, jak i podwykonawcami. Z formy pisemnej nie powinniśmy też rezygnować z żadnym wypadku, nieważne, czy znamy kogoś rok czy dziesięć lat. 

Nie należy się też bać wprowadzania ewentualnych zmian, czy podpisywania aneksów do umowy. Pamiętajmy, że w przypadku problemu nikogo nie będzie obchodzić tłumaczenie, że "przecież rozmawialiśmy, że ma to być inaczej, szybciej czy taniej". 

2. Określ przedmiot umowy i obowiązki!

Dobra umowa powinna być jednak nie tylko spisana, ale także dobrze sformułowana. Bardzo ważnym elementem jest tu określenie samego przedmiotu, którego ona dotyczy oraz wynikających z tego obowiązków obu stron. Bez zaznaczenia tych elementów dokument będzie po prostu wadliwy, gdyż różni wykonawcy różnie mogą rozumieć te same pojęcia. Nierzadko też bywa tak, że oferowana cena podstawowa za usługę dotyczy jedynie dostarczenia materiałów, a nie obejmuje ich obsługi, która jest dodatkowo płatna. Podobna sytuacja może oczywiście wystąpić też na linii organizator – zamawiający. Dlatego też zawsze trzeba dokładnie określić, kto za co odpowiada, gdyż przygotowanie eventu obejmuje mnóstwo elementów i już nie raz rozbijało się o stwierdzenie "a to nie Wy mieliście się tym zająć?!".

3. Określ terminy realizacji!

Określając obowiązki stron należy też dokładnie wyznaczyć czas realizacji poszczególnych zadań. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy nasz event ma być organizowany w spokojnej atmosferze, a nie na ostatnią chwilę. Pamiętać bowiem należy, że jeśli od podwykonawcy będziemy wymagać realizacji zadania w dniu eventu, to na pewno nie przyjedzie on trzy dni wcześniej, by np. rozstawić scenę i nagłośnienie – po prostu mu się to nie opłaca i w tym czasie może zarobić w innym miejscu. W przypadku dużych i kilkudniowych wydarzeń zawsze należy też dokładnie określić nie tylko datę przygotowania usługi, ale też czas trwania. Warto w takich sytuacjach zapewnić sobie co najmniej 1-2 dni "zakładki", by być pewnym, że w dniu imprezy wszystko będzie doskonale przygotowane.

4. Pamiętaj o prawach autorskich!

Kolejnym bardzo ważnym zagadnieniem, które należy uregulować umową jest kwestia praw autorskich. Jeśli korzystamy z usług artystów, to bezwzględnie musimy nabyć odpowiednie licencje. Jesteśmy zobowiązani także zadbać o określenie podmiotu, który wnosi ewentualne opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (ZAIKS).

Kwestią związaną z prawami autorskimi jest także ewentualna dalsza promocja. Jeśli nagramy wydarzenie i będziemy chcieli je potem wykorzystywać w celach reklamowych, to także musimy uzyskać stosowne zgody od wykonawców. 

5. Uważaj na konkurencję!

Dobra umowa chroni jednak nie tylko prawa autorskie podwykonawców, ale także nas samych. Niezbędne do tego jest zamieszczenie odpowiednich paragrafów, które uniemożliwią wykorzystanie naszych autorskich pomysłów przez nieuczciwych podwykonawców. W większości przypadków warto też w umowie zawrzeć klauzule o zachowaniu poufności. Jest to szczególnie ważne w przypadku wydarzeń, których przebieg celowo nie jest w całości znany uczestnikom. Uchroni nas to przed "spaleniem" eventu poprzez wcześniejsze przecieki.

6. Zabezpiecz się na wypadek sytuacji nieprzewidzianych

Ostatnim elementem, na który szczególnie warto zwrócić uwagę podczas przygotowywania umów są zapisy dotyczące sytuacji nieprzewidzianych. Powinny one dokładnie określić odpowiedzialność poszczególnych podmiotów w przypadku konieczności odwołania czy zmiany terminu imprezy. Umowa musi zawierać zasady rozliczeń w takich przypadkach, poruszać kwestie ubezpieczeń czy zwrotu poniesionych kosztów. Warto też pamiętać, by odpowiednie i spójne zapisy znalazły się zarówno w umowach ze zleceniodawcą, jak i podwykonawcami.

Sformułowanie dobrych umów przy przygotowaniu eventu jest jednym z najważniejszych zadań organizacyjnych. W znacznym stopniu są one odzwierciedleniem naszych wymagań względem zleceniodawcy czy podwykonawców i współpracowników, dlatego też trzeba podejść do tego tematu bardzo poważnie.

Na koniec warto też dodać, że sama "wiara w umowę" to nie wszystko. Podejmując się organizacji danego wydarzenia i wybierając podwykonawców zawsze warto dobrze się im przyjrzeć – jaką mają opinię, czy są wypłacalni itp. Jeśli bowiem zawalimy imprezę z winy złego podwykonawcy to owszem – dobra umowa pozwoli nam na dochodzenie swoich praw, ale strat wizerunkowych na pewno nie naprawi! 

Jednak nie tylko dobra umowa pomoże Ci w organizacji eventu – poznaj innych swoich "sprzymierzeńców" – pisaliśmy o nich TUTAJ.