Najpierw pomyśl, potem wynajmuj!

Najważniejszą rzeczą, o której musi pamiętać każdy event manager, jest kluczowa rola planowania. Nie trzeba przy tym wcale prowadzić wielomiesięcznych studiów i pogłębionych analiz. Jeśli jesteśmy "zieloni" w kwestii wynajmowania pomieszczeń, to warto chociażby nieco poczytać w Internecie, zapoznać się z różnymi ofertami i włączyć logiczne myślenie! Bez trudu wtedy określimy ‒ w ogólnym zarysie ‒ czego tak naprawdę szukamy, a to podstawa, by nie zwariować pod naciskiem setek oferentów i opcji! Na jakie kwestie powinniśmy szczególnie zwrócić uwagę?

A co z lokalizacją?

Pierwsze pytanie, na jakie warto sobie odpowiedzieć, to kwestia lokalizacji naszej konferencji i... samej sali! Wbrew pozorom nie jest to taka oczywista sprawa ‒ spróbujmy bowiem przygotować konferencję studencką w miejscu bez możliwości dojazdu koleją czy autobusem... Sukces gwarantowany...

Szukając sali konferencyjnej, poza określeniem miasta, w którym przygotowujemy event warto więc bliżej przyjrzeć się lokalizacji, połączeniom komunikacji miejskiej, najbliższemu otoczeniu czy bliskości bazy noclegowej. Obowiązkowo powinniśmy także wybrać się w konkretne miejsce i na własne oczy zobaczyć, czy zamieszczone w opisie "100 metrów od dworca" odpowiada rzeczywistości. Inaczej bowiem łatwo o nieprzyjemne niespodzianki!

Czego tak naprawdę potrzebujemy?

Druga ważna kwestia przy wyborze sali konferencyjnej to określenie naszych realnych potrzeb! W tym wypadku kluczowe jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w naszym evencie. Oczywiście rzadko kiedy na kilka miesięcy przed wydarzeniem znamy dokładną listę gości. Na ogół jednak mniej więcej wiemy, ile osób zapraszamy i jakie może być przybliżone zainteresowanie.

Jednak nie tylko liczba osób się liczy! Równie ważny jest też cel naszego spotkania. Zupełnie inaczej powinno bowiem wyglądać pomieszczenie dla klasycznej konferencji, niż sala na spotkanie i pokazy dla osób z branży IT. Rzecz jasna specjalistyczne wydarzenia wymagają dużo większej ilości sprzętu, zaplecza technicznego, a także obsługi zdolnej do udzielenia pomocy.

Chcesz zrobić konferencję z branży IT? O tym musisz pamiętać wynajmując salę!

Wyposażenie równie ważne!

Kolejna kwestia, którą trzeba rozwiązać, to zagadnienie wyposażenia wynajmowanej sali. Rzadko kiedy bowiem będziemy organizować kameralny konwent młodych filozofów, którzy zadowolą się przysłowiowym krzesłem i stołem. Komputer, rzutnik multimedialny, nagłośnienie i mikrofony powinny być dziś już standardem, jednak w dalszym ciągu nie trudno znaleźć miejsca bez takich "ekstrawagancji". Jeszcze większe schody zaczynają się w przypadku pomieszczeń stricte specjalistycznych, które wymagają np. pomieszczeń do tłumaczeń symultanicznych, czy specjalnego wyposażenia komputerowego. Jeśli więc organizujemy stricte specjalistyczny event, to bezwzględnie musimy konkretnie określić nasze potrzeby odnośnie wyposażenia.

Wszystko ma swoją cenę…

Na koniec warto zastanowić się nad realnymi kosztami najbardziej pasujących nam rozwiązań. Często bowiem "najtaniej" nie znaczy dobrze, a kolei "najdrożej" nie musi być równoznaczne z "doskonale". Analizując cenę warto więc zwrócić uwagę na oferowaną lokalizację, wyposażenie czy możliwość skorzystania z usług dodatkowych. Te ostatnie z zasady bowiem są dużo droższe niż sam koszt najmu. Dobre firmy zajmujące się profesjonalną obsługą konferencji nierzadko oferują z kolei możliwość wykupienia całego "pakietu" konferencyjnego, w skład którego wchodzi pomieszczenie, catering, obsługa, hostessy czy usługi translatorskie. Z założenia też tego typu całościowe rozwiązania gwarantują duże upusty i wpływają na obniżenie kosztów organizacji konferencji - a także zmniejszają ilość czasu straconego na "dopinanie" wszystkich szczegółów osobiście!

O kosztach organizacji konferencji dowiesz się więcej z tego tekstu.

Wynajęcie sali konferencyjnej to nie podróż na Marsa, nie trzeba się do niej przygotowywać latami! Warto jednak zawsze dość dokładnie określić nasze wymagania, by z góry odrzucić nieciekawe dla nas rozwiązania i obracać się tylko wokół profesjonalnych i ciekawych ofert. Ciekawą opcją będzie też zawsze skorzystanie z bardziej kompleksowych usług organizacyjnych, takich jak chociażby dostępne w tym miejscu ‒ może to skutkować dla nas licznymi bonusami!