Po co w ogóle dbać o aranżację wnętrz?

Najważniejszym elementem wszelkich wydarzeń takich jak konferencje, szkolenia, spotkania biznesowe czy negocjacje jest wymiana myśli, dyskusja i ostateczne wyciąganie wniosków czy podejmowanie decyzji. W związku z tym bardzo często organizatorzy koncentrują się głównie na obsłudze gości i kwestiach związanych z samymi wystąpieniami (więcej o organizacji konferencji przeczytasz TUTAJ). Zapomina się przy tym o prostym fakcie, że miejsce, w którym odbywa się event bezpośrednio oddziałuje na uczestników. Oczywiste jest, że często tak trywialne elementy jak dobór mebli, poprawa oświetlenia czy zmiana koloru ścian potrafią sprawić, że w tej samej przestrzeni funkcjonujemy zupełnie inaczej.

Gdy jednak dochodzi do formalnych spotkań, to o tym zapominamy i uznajemy, że twarde krzesło, szare ściany i półmrok sprawdzą się znakomicie.

Jest to bardzo duży błąd, który może wpłynąć nie tylko na odbiór zorganizowanego wydarzenia przez gości, ale także na powodzenie prowadzonych negocjacji, dyskusji czy rozmów biznesowych itp. Jak to możliwe? Po prostu człowiek nie lubi być w miejscach nieprzyjemnych, gdyż źle się w nich czuje. Z kolei pozytywnie na niego wpływa ciekawa i ożywiająca aranżacja, a odpowiednie podłechtanie próżności ciekawym gadżetem na pewno zrobi dodatkowe wrażenie. Co ważne, nie jest to wcale specjalnie trudne i kosztowne – wystarczy minimum smaku, trochę wiedzy i pomysł – lub skorzystanie z usług profesjonalistów!

Jak przerobić zwykłą salę, na salę konferencyjną?

Jak już wspomniano, dobra aranżacja przestrzeni konferencyjnej nie wymaga olbrzymich nakładów. W praktyce niezłą salkę konferencyjną można urządzić w większości budynków – oczywiście będzie ona miała ograniczoną pojemność, nie uzyskamy też efektu auli.

Pierwszym elementem tworzenia miejsca na konferencję, jest z pewnością zadbanie o czystość i świeżość. Wydaje się, że są to kwestie oczywiste, ale zawsze warto o tym przypomnieć.

Drugą podstawową kwestią jest komfort uczestników. W tym wypadku powinniśmy też od razu zaznaczyć, że jest on elementem nadrzędnym względem designu. Wszelkie ciekawe dodatki nie mogą bowiem negatywnie wpływać na użyteczność pomieszczenia i jego wyposażenia. Przechodząc jednak do samej kwestii komfortu, to przede wszystkim powinniśmy zadbać o wygodne stoły i dopasowane do nich krzesła.

Ważne jest także odpowiednie ustawienie. Powinno ono ułatwiać wzajemny kontakt i dyskusję z prelegentem i uczestnikami oraz nie powinno ograniczać widoczności materiałów multimedialnych. W przypadku małych sal optymalne będzie rozmieszczenie gości po zewnętrznych stronach litery „C”.

Gdy zadbaliśmy o podstawowy komfort uczestników naszej konferencji, to możemy postarać się o to "coś", co sprawi, że nasze wydarzenie będzie jeszcze bardziej pozytywnie na nich wpływało oraz zostanie zapamiętane na długo. Pamiętać przy tym musimy, że coraz więcej osób jest świadomych trendów designerskich oraz ma wysokie poczucie estetyki, więc zawsze warto się też zastanowić, czy nasz pomysł nie zostanie odebrany jako kiczowaty bądź śmieszny. Wprowadzając elementy designerskie można skorzystać z doświadczeń psychologii i wykorzystać fakt, że każdy z uczestników będzie chciał poczuć się doceniony i skorzystać z elementów, które uzna za luksusowe. Wpisuje się to w światowy trend "demokratyzacji" designu, który polega na wzroście dostępności elementów do tej pory uznawanych za luksusowe.

O czym konkretnie mowa?

Rozwiązań jest mnóstwo i zależą one od pomysłowości, gustu i możliwości organizatorów. Mogą być to udogodnienia w postaci multimediów, ciekawy wystrój sali czy chociażby wspomniane już bardziej wygodne i stylowe fotele lub porządny drewniany stół. Bezwzględnie rozwiązania tego typu poprawiają odbiór samego wydarzenia oraz będą sprzyjać przyjemnemu i konstruktywnemu spędzaniu czasu podczas obrad.

Co można zyskać dzięki niebanalnemu designowi?

Skoro wiemy już jak zadbać o odpowiedni wygląd i wystrój sali konferencyjnej, to warto odpowiedzieć na pytanie – co to wszystko nam daje?

Pierwszą rzeczą jest na pewno niemierzalny – ale bardzo ważny – spokój sumienia i samozadowolenie. Dobrze wyglądające miejsce konferencji ucieszy nas samych – organizatorów i przekona do tego, że przyłożyliśmy się do tematu. Co ważne, jeśli zawodowo zajmujemy się organizacją eventów, to z pewnością wystrój ten możemy później "sprzedać" w portfolio, jako przykład naszych możliwości. Idąc dalej tym tropem, profesjonalnie przygotowana sala z ciekawym designem może zwrócić uwagę naszych gości i sprawić, że w przyszłości, jeśli będą chcieli zorganizować jakieś wydarzenie, to skierują się właśnie do Ciebie!

Drugim ważnym plusem dobrego designu przestrzeni konferencyjnej jest zadowolenie gości. I w tym przypadku profity można zyskać na wielu poziomach:

- po pierwsze, unikniemy zarzutów, że w sali jest brudno, ciemno, nudno, niewygodnie czy nie ma na czym pisać;

- po drugie, wygodne krzesła i przyjemne otoczenie skłaniają do aktywnej dyskusji, wpływają też pozytywnie na odbiór przekazywanych treści;

- po trzecie, ciekawy i estetyczny design jest podstawą do wytworzenia u uczestników poczucia komfortu czy nawet luksusu, a także przynależności do ekskluzywnej grupy zaproszonych gości. Zdecydowanie ułatwia to nawiązywanie kontaktów, pozwala budować personal branding oraz sprzyja w prowadzonych rozmowach biznesowych.