Zarządzanie czasem pracy - jak robić to dobrze?
Nie mam na nic czasu! Zdanie to pojawia się w naszych ustach niezwykle często. Często także jest ono pokłosiem nie tyle ilości zadań, co złą organizacją czasu pracy. Jakie elementy powstrzymują nas przed „wyrobieniem się z wszystkim do 16.00” i jak unikać opóźnień czy nadgodzin?
Po co w ogóle zarządzać czasem?
We współczesnym świecie brak czasu stał się jednym z najpowszechniejszych problemów i wymówek. Czasu nie ma nikt i na nic, każdy jest zarobiony po uszy, co przekłada się negatywnie na kontakty z bliskimi, przyjaciółmi czy samorealizację. Co więcej, obecnie wręcz nie wypada stwierdzić, że ma się czas na „przyjemności” – ostracyzm grupowy jest wtedy bowiem gwarantowany!
Skąd się jednak bierze to ogólne zapracowanie? Na pewno faktem jest, że według statystyk OECD Polacy poświęcają więcej czasu na pracę niż mieszkańcy innych europejskich krajów. Czy jednak pracujemy od świtu do zmierzchu? Z pewnością w wielu przypadkach jest to przesada. Na pewno więc warto samemu dla siebie przyjrzeć się swojemu czasowi pracy – czy korzystamy z niego racjonalnie i skutecznie? Czy poszczególne zadania zabierają nam tyle czasu ile powinny? I czy czasem naszym problemem nie jest nawarstwianie się spraw pozostawionych „na jutro”. Dobra i sumienna analiza tych zagadnień z pewnością pozwoli nam ocenić, ile minut czy godzin moglibyśmy zaoszczędzić, gdybyśmy potrafili lepiej zarządzać naszym czasem. Ale od czego zacząć?
Co kradnie nam czas?
Mówiąc o skutecznym wykorzystaniu czasu szczególnie ważne jest zorientowanie się, jakie działania kradną nam najwięcej czasu. Najbardziej klasycznymi przykładami są oczywiście telewizja oraz Internet, z których często korzystamy dla samego faktu, a nie w konkretnym celu (chociażby rozrywkowym!). Jednak nie tylko przysłowiowe „siedzenie na Facebooku” skutecznie ogranicza czas którym dysponujemy. Często równie szkodliwe jest złe zorganizowanie pracy (przez nas samych lub przełożonych), brak określenia priorytetów, zbyt duża ilość jednocześnie realizowanych projektów czy też np. nieumiejętność dobrego prowadzenia spotkań, które rozwlekają się na długie godziny i „toną” w morzu dygresji. Na koniec warto też wspomnieć o tak prozaicznych zagadnieniach, jak porządek na biurku, czy dbanie o odpowiednią sprawność urządzeń różnego typu. Codzienne szukanie zszywacza czy uzupełnianie papieru w drukarce kosztuje nas bowiem nie tylko czas, ale też nerwy, które tracimy na przerzucaniu sterty dokumentów czy poszukiwaniu nowej ryzy papieru – a wiadomo, że jak czegoś zabraknie, to zawsze w najbardziej newralgicznym momencie!
Chcesz opanować stres – przeczytaj ten tekst!
Jak skutecznie zarządzać czasem
Skuteczne zarządzanie czasem to proces kilkuetapowy i co bardzo ważne – wymagający systematycznego wdrażania. Pierwszym krokiem do rozwiązania swoich problemów w tej kwestii jest z pewnością rozpoznanie naszych głównych złodziei czasu. Pozwoli nam to na wprowadzenie działań zaradczych – ograniczenie złych nawyków czy usprawnienie naszej codziennej działalności. Jednak najważniejsze zmiany powinny dotknąć samego sposobu układania planu dnia. Podstawą jest wcześniejsze określenie priorytetów i celów w taki sposób, byśmy w chwili pojawienia się w pracy już wiedzieli, co chcemy zrobić. Dobrą praktyką jest w tym przypadku przygotowanie sobie narzędzia – krzyżówki w której określenie priorytetów będzie wynikało z połączenia dwóch zmiennych – „ważności” oraz „pilności” danego działania. Dzięki temu uzyskamy optymalne informacje na temat tego, co powinniśmy zrobić w pierwszej kolejności.
Pozytywny wpływ na zarządzanie czasem będzie też miało dopasowanie wykonywanych działań do uwarunkowań psychofizycznych. Zgodnie z nimi najbardziej kreatywne zadania warto wykonywać w okresach najwyższej aktywności – głównie rano, a senne popołudnie pozostawiać sobie dla mniej wymagających zadań. Może to zaowocować skróceniem czasu poświęcanego na poszczególne czynności.
Zarządzanie czasem pracy nie jest oczywiście proste i co więcej, często nie do końca zależy od nas. Jednak warto codziennie walczyć o wprowadzanie usprawnień u siebie i w swoim otoczeniu. Po co? Ot chociażby po to, by wieczorem oddać się relaksowi i przyjemnościom – w końcu na nie zapracowaliśmy!
Organizując event sporo czasu można zaoszczędzić dzięki napisaniu dobrego scenariusza – więcej na ten temat przeczytasz tutaj.