Najpierw strategia

Po co, jaki cel przyświeca konferencji, to jedno z zasadniczych pytań, od którego zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Należy zadać sobie też pytanie o mierniki sukcesu konferencji i ustalenie priorytetów. Organizatorzy konferencji zwykle przedstawiają kilka celów konferencji, jednak żeby spotkanie się udało i satysfakcjonowało wszystkich trzeba dokonać ich hierarchizacji. Zwykle cele te ograniczają się do trzech podstawowych: edukacja, motywacja, integracja. Organizując konferencję należy określić, który z nich jest priorytetowy i dostosować program właśnie pod kątem realizacji tego celu.

Efekt „wow” czy „ROI”?

ROI to skrót od angielskiego określenia „return of investment”, czyli zwrot z inwestycji. Natomiast słowo „wow” towarzyszy uczuciu zachwytu i zaskoczenia. Jeśli jasno określiliśmy cel łatwiej nam określić, jaki efekt chcemy wywołać i określić, jak każdy element spotkania wpisuje się we wcześniej określone cele. Trzeba pamiętać, by równomiernie rozkładać akcenty, np. unikaj wielkiej pompy na wejście, a potem stopniowego znudzenia.

Godzina zero

To czas realizacji zadań związanych z konferencją, którego kulminacją jest samo wydarzenie. Najistotniejszy jest właściwy podział pracy między organizującymi wydarzenie, uważne planowanie i przewidywanie ryzyka związanego z nieoczekiwanymi sytuacjami. Trzeba pamiętać, że duże prestiżowe wydarzenia przygotowywane są już kilka miesięcy wcześniej. Planując z tak dużym wyprzedzeniem, można zminimalizować ryzyko i odnieść sukces. 

Epilog

Po zakończeniu konferencji, w ciągu najbliższych dni, analizujemy jej efekt. Czytamy ankiety wypełnione przez uczestników, opisujemy ich reakcje, sprawdzamy poziom wiedzy czy satysfakcji. Oczywiście podliczamy wydatki i stopę zwrotu z inwestycji oraz oceniamy stopień realizacji poszczególnych celów. Jeśli strategia była dobrze przemyślana, a cele konsekwentnie realizowane, to możemy liczyć na sukces.