1. Przemyśl, jakie wydarzenie chcesz tak naprawdę zorganizować.

Chcę zorganizować konferencję - to bardzo fajnie! Pierwszym krokiem do sukcesu jest jednak szczegółowe określenia, jakie dokładnie wydarzenie chcesz przygotować. Od tego bowiem zależy ile i jakich gości zaprosisz, jakich środków będziesz potrzebował oraz jakie będą potrzeby uczestników. Organizacja jednodniowego panelu dyskusyjnego dla wąskiego grona specjalistów to zupełnie co innego, niż trzydniowa konferencja o międzynarodowym zasięgu!

2. Zastanów się, jakimi środkami dysponujesz i jakiego wsparcia potrzebujesz.

Jeśli wiesz już co chcesz, to dokładnie policz, ile to będzie kosztować! Zawsze zacznij od określenia własnych możliwości, by wiedzieć w jakich zakresach niezbędna będzie pomoc. Pamiętaj przy tym, że wszystko kosztuje i z góry załóż, że nie znajdzie się sponsor, który da coś gratis. Dodatkowe środki zawsze można bowiem wykorzystać inaczej, ale gdy ich zabraknie, to trudno będzie to ukryć.

3. Określ, ile osób ma wziąć udział w konferencji.

Wiedząc co chcesz zrobić i ile to powinno kosztować warto dokładnie określić, ile osób będzie uczestniczyć w wydarzeniu i jak ma ono wyglądać. Uważać przy tym trzeba, by dostosować ilość prelegentów długości trwania konferencji, by zagwarantować odpowiednio dużo czasu na dyskusje czy odpoczynek. Pamiętać też musimy, że każda dodatkowa osoba i godzina trwania wydarzenia to dodatkowe koszty. Czasem więc lepiej ograniczyć ilość osób, by móc zaproponować im coś więcej, niż miejsce na krześle i dostęp do automatu z kawą.

4. Znajdź odpowiednie sale konferencyjne.

Każda konferencja musi się gdzieś odbyć, stąd też niezbędne jest zorganizowanie odpowiedniej sali konferencyjnej. Pamiętać przy tym musimy, że nie ma co wychodzić z założenia, że sala na 50 osób pomieści 80, bo w końcu "można jeszcze dołożyć trzy rzędy krzeseł". Dobre pomieszczenie konferencyjne musi być wygodne i dopasowane do liczby gości, pozwalając im przy tym w miarę swobodnie się poruszać i kontaktować z innymi uczestnikami. Warto też szukać miejsc z dobrą akustyką i klimatem, który zawsze pozytywnie wpływa na uczestników.

5. Zaproś odpowiednich gości.

Kwestia prelegentów jest bezpośrednio związania z charakterem wydarzenia. Zawsze jednak warto zadbać o choć 2-3 gości specjalnych, którzy ubogacą wydarzenie i wzmocnią wydźwięk naszego wydarzenia. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z panelem naukowym, konferencją szkoleniową czy cyklem prezentacji pojawienie się doskonałego mówcy na pewno wzbudzi emocje, zapewni też większą interaktywność naszego wydarzenia. Co ważne, oprócz samej wartości wystąpienia gościa specjalnego może on także pomóc w sposób pośredni - wzbudzając zainteresowanie sponsorów, mediów itp.

6. Nie zostawiaj zgłoszeń na ostatnią chwilę.

Przygotowując ostateczną listę gości pamiętaj, by nie tworzyć jej na ostatnią chwilę. Wiedząc kto dokładnie przyjedzie dużo łatwiej planować szczegółowy program wydarzenia oraz niezbędne wydatki. Pamiętaj też, że prawie zawsze ktoś w ostatniej chwili zrezygnuje, a ktoś inny dowie się o wydarzeniu za pięć dwunasta. Dlatego też zawsze trzeba wiedzieć, kogo się spodziewać.

7. Przygotuj dobry program

Dobry program to skarb. Choć wydaje się on najprostszą rzeczą, to często organizatorzy mają z nim spory problem. Program nie może być bowiem tylko ustalonym i przelanym na papier zbiorem kolejnych wystąpień. Powinien zawierać on jak najwięcej konkretnych informacji ważnych dla uczestników, najlepiej w formie odpowiedzi na pytania - tzw. FAQ. 

8. Zadbaj o odpowiednią jakość dodatkowych usług

Myśląc o samej konferencji łatwo zapomnieć o pozakonferencyjnych potrzebach. Goście konferencji muszą jeść, pić, czasem niezbędny jest nocleg czy dowóz z dworca czy lotniska. Wszystkie te usługi są niezbędne i źle zorganizowane potrafią zniszczyć efekt najciekawszych wystąpień.

9. Zorganizuj czas wolny

Ilość czasu wolnego zależy oczywiście od profilu wydarzenia, jednak w przypadku kilkudniowych konferencji jest to bardzo poważny problem. O ile bowiem część gości zawsze będzie w stanie zająć się sobą, to większość z nich będzie po prostu oczekiwać na ruch ze strony organizatorów. Odpowiednie i ciekawe wycieczki, pokazy czy inne atrakcje pozwolą, by uczestnicy się nie nudzili i jeszcze więcej wynieśli z wydarzenia!

10. Pamiętaj, że każdy szczegół ma znaczenie

O najważniejszych rzeczach już wspomnieliśmy, teraz czas na szczegóły. Jest ich niestety mnóstwo i każdy z nich jest na swój sposób ważny. Odpowiednie identyfikatory, trzymanie się harmonogramu, odpowiednie oznaczenie pomieszczeń konferencyjnych, przygotowanie zabezpieczenia na wypadek zepsucia sprzętu multimedialnego czy innych awarii. Czasem koncentrując się na dużych zagadnieniach zapominamy o tych mniejszych - to często niewybaczalny błąd!

11. Bądź zawsze dostępny i pomocny dla uczestników

Na koniec zapamiętaj, że w każdej grupie osób znajdzie się maruda, któremu nic się nie będzie podobać. Jednak zdanie pozostałych gości na ogół będzie opierać się na własnych odczuciach i odpowiednim wrażeniu. Jako organizatorzy musimy więc być zawsze na miejscu, by rozwiązywać ewentualne problemy czy rozwiewać wątpliwości. Życzliwość jest przy tym obowiązkowa, gdyż często pomaga opanować trudniejsze sytuacje, czy maskować ewentualne niedociągnięcia.

Przygotowanie każdej konferencji to bezwzględnie wielkie wyzwanie. Jeśli jednak podejdziesz do niego poważnie i będziesz działał zgodnie z planem, to na pewno wszystko się uda! Do dzieła!