4 złote zasady każdego event managera

Event manager nie ma łatwej pracy! Ciągłe życie w biegu, setki problemów i kolejne czekające na rozbrojenie "miny" organizacyjne sprawiają, że jest to jeden z najbardziej stresujących zawodów. Dlatego też dla uporządkowania swoich działań warto przyjąć choć kilka żelaznych zasad, które będą określać nasz styl pracy. Co musi więc wiedzieć dobry event manager?

Nie ma dwóch takich samych eventów

Pierwszą i chyba najważniejszą zasadą, której powinien się trzymać każdy event manager, jest założenie, że każdy event jest inny. Często doświadczonym (choć czasem także tym dość "świeżym" w branży) specjalistom zaczyna się bowiem wydawać, że wszystko już przeżyli i tę pięćdziesiątą konferencję, szkolenie czy piknik mogą zorganizować tak samo łatwo, jak któreś z poprzednich wydarzeń. Podejście takie jest niestety zgubne, prowadzi do rutyny, a także często generuje poważne problemy i błędy organizacyjne. Świat się bowiem zmienia, tak samo jak oczekiwania gości i zleceniodawców. Często więc pomysł, który doskonale sprawdził się nawet 2-3 lata temu, w tym roku już nie chwyci, bo po prostu zmienią się okoliczności.

Dlatego też dobry event manager podchodzi do każdego wydarzenia jak do całkowicie nowego zadania. Oczywiście nie znaczy to, że powinno się zrezygnować z własnego doświadczenia – jest ono bowiem bardzo pomocne! Ważne jednak, by całkowicie nie zaćmiło kreatywności i innowacyjności!

Praca event managera nie należy do łatwych – sprawdź, jakich nawyków unikać!

Planuj i przewiduj

Jesteś event managerem? Z pewnością więc nie jest Ci obca kreatywność, praca pod presją czasu, a żaden problem nie jest dla Ciebie przeszkodą. Czy jednak znaczy to, że powinieneś wykorzystywać wszystkie swoje możliwości przy każdej okazji? Z pewnością nie! Jednym z najlepszych sposobów na ułatwienie i uporządkowanie swojej pracy jest dobre planowanie działań. Skutecznie ogranicza to możliwość pominięcia zarówno kluczowych, jak i tych mniej ważnych kwestii. Dodatkowo sumienne planowanie wydarzenia pozwala na zlokalizowanie najpoważniejszych zagrożeń i przeciwdziałanie ich negatywnym skutkom. Dobry plan oczywiście nie zagwarantuje nam stuprocentowej pewności, że wszystko się uda, nie zastąpi on także naszej wytężonej pracy. Z pewnością jednak uchroni nas przed wieloma wpadkami i pozwoli na skuteczniejsze działanie!

Planujesz konferencję? O tym musisz pamiętać!

Kolejną złotą zasadą idealnego event managera jest uparte przeciwstawianie się prokrastynacji. Nie da się bowiem ukryć, że o ile przekładanie swoich działań i obowiązków „na jutro” daje negatywne efekty w przypadku każdej pracy, to w zawodzie event managera może mieć skutki wręcz katastrofalne. Wynika to z charakterystyki pracy organizacyjnej, której natężenie bardzo często się zmienia – od okresów „nicnierobienia” do momentów, gdy „pali się i wali”, a na dodatek często pojawiają się kryzysy, których rozwiązanie jest kluczowe dla powodzenia przedsięwzięcia. Odkładanie pracy na później może więc doprowadzić do dodatkowego spiętrzenia się fali koniecznych do wykonania zadań, co z kolei zaowocuje opóźnieniami, błędami czy niską jakością wykonania.

Dlatego też bardzo ważne w pracy event managera jest odpowiednie wykorzystywanie czasu w okresach spokoju. Jeśli bowiem wtedy sumiennie będziemy podchodzić do swoich obowiązków, to z pewnością nagłe spiętrzenie problemów nie utopi całego projektu!

Czy wiesz, jak dobrze zarządzać czasem pracy?

Twój zespół źle działa? To Twoja wina!

Do obowiązków event managera należy też często zarządzanie zespołem. Warto wówczas zwracać uwagę na to, jak jego członkowie sobie radzą. W tym przypadku złota zasada brzmi – jeśli coś w zespole nie działa, to jest to Twoja wina. Niestety bardzo wielu managerów (ze wszystkich branż!) traktuje swoich podwładnych jak roboty, którym wydaje się polecenia i oczekuje efektów, a w przypadku ich braku – zrzuca winę na nich. Jest to oczywiście bardzo wygodne podejście, jednak nie świadczy ono dobrze o osobie zarządzającej. Dobry event manager już na etapie tworzenia swojego zespołu powinien dobrać odpowiednich ludzi do swoich potrzeb. Drugim etapem skutecznego zarządzania jest z kolei delegowanie poszczególnych osób do konkretnych zadań, odpowiadających ich wiedzy, umiejętnościom i cechom charakteru. Jeśli bowiem zaniedbamy obie te kwestie, to bardzo szybko na własnej skórze odczujemy swoje błędy – na ogół poświęcając długie godziny pracy na naprawianie błędów innych. Przypomnij sobie jednak w tym miejscu, że to Ty wybrałeś tę osobę do nieodpowiedniego zadania!

Czy te cztery złote zasady każdego event managera to jedyne reguły, które warto przestrzegać? Oczywiście nie – każdy doświadczony organizator podałby zapewne wiele innych, równie ciekawych i użytecznych porad. Jak to zwykle jednak bywa, aby stać się mistrzem w swoim fachu, najpierw trzeba się dużo nauczyć od innych – i te cztery zasady na pewno nie zaszkodzą w dalszej karierze!