1. Promocja to proces

Promocja eventu może przybierać najróżniejsze formy, różne też mogą być potrzeby i oczekiwania organizatorów. W każdym przypadku należy jednak pamiętać, że musi być ona z góry zaplanowanym procesem. Jeśli bowiem nasz przekaz promocyjny będzie oparty jedynie na przypadkowych i niezgranych informacjach, to bardzo możliwe, że nasze wydarzenie zakończy się klapą. Ludzie muszą bowiem być odpowiednio wcześnie poinformowani o evencie i co jakiś czas zachęceni do wzięcia w nim udziału.

Dlatego też w dobrej promocji musimy zgrać element informacji oraz czasu. Ten drugi musi być tak dobrany, by umożliwił ludziom zaplanowanie udziału w wydarzeniu oraz nie pozwolił na zapomnienie o nim – uzyskamy to poprzez odpowiednią aktywność. Jeśli to już wiemy, to możemy zająć się przygotowaniem informacji, które chcemy przekazać. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o planowaniu promocji? Poznaj zasady tworzenia skutecznej strategii medialnej.

2. Pamiętaj o niebanalnym przekazie

Myśląc o przekazie, którym chcemy promować nasze wydarzenie przede wszystkim musimy dobrze określić potencjalną grupę docelową. Zbyt często dziś zapominamy, że świat nie kończy się na 20-30 latkach. O ile w ich przypadku można pozwolić sobie na bardziej swobodną formę (ale też bez przesady!), to zupełnie inaczej będzie, gdy grupą docelową będą 40-60-letni prezesi firm, czy inne osoby na kluczowych stanowiskach. Duże znaczenie ma także profesja grupy docelowej i sam charakter organizowanego eventu.

Jeśli ustalimy grupę docelową i formę przekazu, to najwyższa pora myśleć nad naszym przesłaniem. W tym przypadku opcji jest mnóstwo. Idealnie, gdy nasza pierwsza informacja rozbudza zainteresowanie i staje się niejako początkiem wymiany wiadomości między organizatorem i uczestnikiem. Sprawia to, że osoby "zarażone" naszą informacją będą z wytęsknieniem czekać na dalsze dane. Oczywiście niezbędny do tego jest ciekawy i innowacyjny pomysł.

Świetnym sposobem na ubogacenie przekazu promocyjnego, jest skorzystanie z możliwości video. 

3. Przede wszystkim Internet

Internet i media społecznościowe to wręcz wymarzone narzędzia w rękach specjalistów od marketingu. Doskonale sprawdzą się one także w przypadku promocji eventów wszelkiego typu. Pozwalają one na dotarcie do olbrzymiej grupy osób oraz podtrzymywanie kontaktu przez cały okres przed, w trakcie i po samym wydarzeniu. Dobrze prowadzony profil w social mediach może w praktyce "zrobić" całość promocji wydarzenia. Jego minusem jest jednak dość duża przypadkowość. Mimo że często informacje rozprzestrzeniają się wirusowo, to nigdy do końca nie wiadomo, do kogo trafią. Dlatego warto pamiętać, że przydatne mogą okazać się także inne kanały komunikacji. Jakie?

- Przede wszystkim warto skorzystać z klasycznej poczty email, która pozwala nam na dotarcie z konkretnym przekazem do wybranych osób. Olbrzymią zaletą takiego rozwiązania jest bezpośredni przekaz dający duże szanse na nawiązanie interakcji z odbiorcą. Warto przy tym jednak pamiętać, by maili nie przekazywać w formie spamu – wtedy bowiem raczej zniechęcą do uczestnictwa.

- Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z branżowych portali, które same chętnie publikują informacje o ważnych i ciekawych wydarzeniach. Zyskujemy na tym podwójnie. Bowiem po pierwsze docieramy do potencjalnych gości, po drugie – budujemy swoją markę, jako organizator poważnych i dobrych wydarzeń tematycznych.

- Kolejne opcje, jakie daje Internet, to blogi i fora dyskusyjne. Dają one możliwość rozprzestrzeniania informacji w podobny sposób, jak media społecznościowe, jednak dzięki skupianiu osób zainteresowanych danym zagadnieniem mamy większe możliwości trafić do konkretnej grupy docelowej.

4. Pamiętaj o innych kanałach promocji!

Internet to jednak nie wszystko! Oczywiście w przypadku eventu nastawionego na nastolatków czy osoby przed 30 rokiem życia możemy ograniczyć się do promocji w sieci. Jednak w innych przypadkach zawsze warto pamiętać też o klasycznych formach reklamy. Możliwości jest tu niezwykle dużo i niektóre z opcji mogą dać doskonałe efekty. Ciekawym rozwiązaniem jest skontaktowanie się ze stacją telewizyjną bądź radiową, która być może zainteresuje się objęciem patronatu medialnego nad naszym wydarzeniem. Jeśli to się nie uda, to zawsze pozostaje nam poszukanie programów zajmujących się tematyką naszego wydarzenia.

Oprócz telewizji czy radia warto też odezwać się do lokalnych lub specjalistycznych gazet, które być może będą chciały się pochwalić ważnym wydarzeniem w okolicy czy ciekawym branżowym eventem. W niektórych przypadkach dużo dobrego mogą dać też klasyczne plakaty na słupach ogłoszeniowych. Jeśli przygotowujemy wydarzenie dla społeczności lokalnej, to będą one praktycznie niezastąpione!

5. Networking – on też pomaga w promocji!

Na koniec warto wspomnieć też o networkingu. Absolutnie nie daje on takich możliwości jak promocja w mediach społecznościowych, ale bardzo często jest niezwykle skuteczny i trafny. Polecenie wydarzenia przez znajomego nierzadko rozwiązuje dylemat "iść czy nie iść na ten event?". Co więcej, dzięki networkingowi mamy spore szanse na ściągnięcie na wydarzenie konkretnych osób, na których nam najbardziej zależy – np. sławnego prelegenta.

Podstawą promocji eventu jest więc dobre zaplanowanie całej kampanii i wykorzystanie różnych kanałów komunikacji. Takie podejście gwarantuje bowiem osiągniecie sukcesu, czyli pełnej sali konferencyjnej.