1. Brak planu działań

Kłopoty z organizacją konferencji często biorą się z błędów popełnionych na samym początku przygotowań. Bardzo często problemem okazuje się brak sprecyzowanego planu działania, który określałby zakres odpowiedzialności poszczególnych organizatorów, terminy graniczne na rozwiązanie poszczególnych problemów, posiadane środki, możliwości itp. Prowadzi to do chaosu organizacyjnego i bardzo często skutkuje błędami i ich naprawianiem na ostatnią chwilę, a to nie wróży powodzenia żadnemu eventowi. 

2. Brak komunikacji z uczestnikami

Kolejnym bardzo poważnym błędem organizacyjnym jest zaniedbanie komunikacji z uczestnikami. Wysyłanie zbyt późno zaproszeń, brak odpowiedzi na pytania, niedziałająca strona internetowa czy chociażby zaniedbany profil w mediach społecznościowych to poważne problemy, które mogą zepsuć każde wydarzenie. Musimy też pamiętać, że zamieszczając dane kontaktowe w Internecie musimy się nastawić na wiele telefonów z pytaniami, nie może więc być tak, że dodzwonienie się do nas jest niemożliwe.

3. Brak informacji o konferencji

Bardzo podobnym problemem do powyższego są też zaniedbania w kwestii informacyjnej. Musimy sobie zdać sprawę z faktu, że potencjalni uczestnicy chcieliby jak najszybciej otrzymać maksymalną ilość informacji odnośnie przygotowanej konferencji. Oczywiście wiadomo, że nie wszystko pewne jest na miesiąc przed wydarzeniem, ale ważne, by nowe informacje na bieżąco spływały do zainteresowanych.

4. Brak odpowiedniej sali

Często sporym problemem może okazać się zły dobór sali konferencyjnej. Zapomina się bowiem o tym, że w miejscu tym spora grupa osób spędzi dobrych kilka godzin. Więc nie może być to pomieszczenie duszne, ciemne czy zimne. Niewłaściwym jest też wybranie sali o pojemności takiej samej, czy tylko minimalnie większej niż liczba gości. Sprawia to wrażenie braku swobody i przepełnienia sali. Dodatkowo musimy pamiętać, że nierzadko goście pojawiają się grupami, które to chciałyby usiąść razem, a nie rozsiąść się po kilku ostatnich wolnych miejscach na całej sali. Wybierając salę konferencyjną warto też korzystać z oferty profesjonalnych firm, które zagwarantują odpowiedni standard i jakość pomieszczenia - np. takich jak salerezerwacje.pl 

5. Złe dopasowanie liczby uczestników do posiadanych możliwości

Organizując konferencję podświadomie dąży się do nadania jej jak największego znaczenia. Często skutkuje to polityką zapraszania zbyt dużej liczby uczestników względem posiadanych możliwości. Jest to bardzo duży błąd organizacyjny, który może doprowadzić do całkowitej klapy. Każdy gość generuje bowiem dodatkowe koszty i wymaga odpowiedniej ilości czasu. Zawsze lepiej zmniejszyć liczbę uczestników i zapewnić im lepszy catering, nocleg i przede wszystkim więcej czasu na referaty i dyskusje, niż na siłę upychać osiemdziesięciu prelegentów w jeden dzień w czterech różnych salach.

6. Złe rozplanowanie wystąpień

Złe rozplanowanie samej konferencji często wynika z wspomnianej już zbyt dużej liczby gości. Najczęstszym grzechem jest upchnięcie zbyt dużej liczby referatów jednego dnia. Niestety obrady trwające od 8:00 do 18:00 nie są wcale rzadkością. Rozwiązanie takie jest potwornie męczące dla prelegentów i zabija interakcje między gośćmi. Komu bowiem chce się zadawać pytania po ośmiu godzinach sesji? Dodatkowo rozpoczynanie o zbyt wczesnej porze może okazać się też sporym problemem np. dla osób dojeżdżających na wydarzenie.

7. Ograniczenie czasu na dyskusje

Następnym błędem związanym z organizacją przebiegu konferencji jest ograniczenie czasu na dyskusje. Niestety zdarza się to bardzo często i skutkuje dewaluacją wydarzeń tego typu. To bowiem dyskusja nad przedstawionymi referatami jest najważniejszym elementem każdej konferencji. Wydarzenie jej pozbawione nie spełnia swojej roli, zmienia się w cykl prezentacji, z których nic tak naprawdę nie wynika.

8. Brak profesjonalnej moderacji

Każdej konferencji sporo problemów może przysporzyć brak dobrego i profesjonalnego moderatora. Jego rola polega bowiem nie tylko na zapowiadaniu prelegentów, ale także na pilnowaniu czasu wystąpień oraz moderowaniu dyskusji. Bez dobrej moderacji trudno będzie utrzymać w ryzach gadatliwych prelegentów, czy też odpowiednio uspokajać lub podgrzewać dyskusję. Grozi to z kolei opóźnieniami i rozbiciem harmonogramu konferencji.

9. Brak zainteresowania gośćmi

Organizacja konferencji wymaga olbrzymiej pracy. Nie możemy jednak zapomnieć o tym, by odpowiednio zająć się zaproszonymi gośćmi. Co ważne, jeśli wiemy, że sami nie będziemy mieli na to zbyt dużo czasu, to powinniśmy wydelegować osoby, które będą się tym zajmować. Gości należy bowiem przywitać, zapoznać z miejscem odbywania się konferencji, wręczyć materiały oraz poinformować o posiłkach i noclegach. Bardzo złym pomysłem jest też pozostawienie pytań ze strony uczestników bez odpowiedzi. Sprawia to wrażenie chaosu i braku profesjonalizmu.

10. Brak dbałości o usługi dodatkowe

Na koniec warto też przypomnieć, że konferencja nie kończy się na obradach. To także wyżywienie, serwis kawowy, noclegi, tłumaczenia itd. Potraktowanie tych kwestii po macoszemu bardzo szybko obróci się przeciwko nam. Brak kawy stanie się przedmiotem dowcipów, niesmaczne jedzenie będzie wywoływać narzekania, a brudne pokoje hotelowe skutecznie zniweczą cały wysiłek organizatorów. O organizacji czasu poza obradami opowie z kolei ten tekst.

Jak widać, potencjalnych problemów przy organizacji konferencji jest bardzo dużo. Dlatego też tak ważne jest, by zadbać o każdy szczegół, a "po wszystkim" zebrać opinie i głosy uczestników. Pozwolą one lepiej przygotować się w kolejnym roku!