Poradnik event managera
Organizacja eventu to bardzo duże wyzwanie dla każdej agencji, przede wszystkim z uwagi na duży nakład pracy, czasochłonność projektu oraz indywidualny charakter każdego z podejmowanych przedsięwzięć. Osoba, która jest odpowiedzialna za strategię tego rodzaju działań, powinna wyróżniać się pomysłowością, skrupulatnością, odpowiedzialnością, szybkością oraz umiejętnością podejmowania decyzji. Praca event managera to przede wszystkim dbałość o detale – nawet te najmniejsze. Jak zorganizować czas przed ważnym eventem? Na jakie aspekty zwracać szczególną uwagę?
Czym powinien wyróżniać się dobry event manager?
Zacznijmy najpierw od cech pożądanych na tym stanowisku. Organizacja eventu na pierwszym etapie polega przede wszystkim na wymianie licznych telefonów, maili oraz bezpośrednich spotkaniach. Umiejętność komunikacji i nawiązywania relacji z drugim człowiekiem jest zatem sprawą nadrzędną. Ustalenie wszelkich szczegółów, a także realizacja zamierzonego plany wymaga nie tylko wzmożonej empatii i uprzejmości, ale przede wszystkim wysokich zdolności interpersonalnych, wiążących się z darem przekonywania.
Dobry event manager powinien wyróżniać się także wysoką odpornością na stres, która przydaje się zwłaszcza na etapie planowania wszelkich wydarzeń promocyjnych. Event charakteryzuje bowiem swego rodzaju nieprzewidywalność – nigdy nie wiemy, co może wydarzyć się w danym momencie – do tego konieczne jest zatem opanowanie i umiejętność zachowania tak zwanej zimnej krwi nawet w najtrudniejszych sytuacjach.
To, co niezwykle ważne w pracy event managera, to przede wszystkim umiejętność przebywania z ludźmi i szybkiego nawiązywania relacji. Osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia na każdym etapie jego realizacji powinna pamiętać przede wszystkim o ludziach, którzy zostali zaproszeniu do udziału w przedsięwzięciu. Wszystkie elementy eventu powinny być zatem dostosowane do jego uczestników.
Spośród wszystkich cech i kompetencji dobrego event managera na pierwszy plan wysuwa się jednak doskonała organizacja czasu – bez niej trudno o efektywną i zarazem satysfakcjonującą pracę na tym stanowisku.
Doskonała organizacja czasu – podstawa w pracy event managera
Zarządzanie czasem stanowi kluczową umiejętność podczas organizacji eventów. Tu opóźnienia nie wchodzą w grę, a każdy element wydarzenia powinien być zaplanowany dosłownie co do minuty. W takich przypadkach konieczne jest stworzenie dokładnego harmonogramu – ale tylko takiego, który pozwoli na szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków.
W harmonogramie powinny znaleźć się wszystkie te elementy, które składają się na event, a w tym między innymi: wysłanie zapytań do osób współorganizujących wydarzenie, wybór konkretnych wykonawców, negocjacje oraz podpisanie umów, wysyłka materiałów reklamowych i zaproszeń, kontakty z klientami, wynajem sali na event, catering – dosłownie wszystko, co niezbędne w przygotowaniu profesjonalnego wydarzenia. Stworzenie tak szczegółowego planu prac pozwoli zapanować nad każdą sytuacją oraz uniknąć nagłych niespodzianek.
Po sporządzeniu listy dokładnie zastanów się, co i w jakim terminie powinieneś wykonać. Przy każdym punkcie zapisz sobie deadline – najlepiej z małym zapasem. Kiedy ustalisz już wszystkie terminy, sporządź nową listę, zaczynając od zadań najbardziej priorytetowych. Dobrze sporządzony harmonogram to taki, w którym jasno i po kolei uwzględnione zostały poszczególne etapy przygotowania eventu. Pamiętaj: planowanie to podstawa.
Oprócz ogólnego harmonogramu przygotuj także szczegółowy scenariusz wydarzenia: minuta po minucie. Postaraj się przewidzieć każdą z możliwych opcji. Spróbuj przewidzieć nieoczekiwane i najmniej pożądane sytuacje – znajdź najbardziej odpowiednie dla nich rozwiązania. Nic nie może Cię zaskoczyć! Tworząc profesjonalny harmonogram i scenariusz wydarzenia, korzystaj z przydatnych do tego programów. Świetnie sprawdzi się Microsoft Project, umożliwiający wygodną i szybką pracę nad każdym, nawet najbardziej skomplikowanym projektem. Możesz w nim ustawić ważność poszczególnych zadań, a także przeanalizować czas ich trwania, co w znacznej mierze ułatwi Ci pracę nad organizacją eventu.
Przydatny okaże się także etouches, a więc program zaprojektowany specjalnie z myślą o prowadzeniu eventów. Możesz w nim pracować nad poszczególnymi zadaniami, ale także korzystać z takich funkcji, jak eBudget (planowanie budżetu), czy eSeating (usadzanie gości).
Planowanie to klucz do sukcesu, zwłaszcza w pracy event managera, gdzie doskonała organizacja pracy jest rzeczą niezbędną. Na tym stanowisku nie można dopuścić do pewnych niedociągnięć, nie można zapominać i odkładać rzeczy na później. Tu liczy się czas, szybkość działania, skrupulatność i dokładność. Jeżeli chcesz bardzo dobrze zorganizować swój czas przed ważnym wydarzeniem, dokładnie wszystko zaplanuj – możliwie najwcześniej. Dzięki temu wyeliminujesz wszystkie potencjalne błędy i unikniesz tak zwanej zawodowej porażki.
Jesteś event managerem i chcesz wynająć salę na wydarzenie w Warszawie? Sprawdź, jakie masz możliwości.