Wydajność naszej pracy ma wpływ nie tylko na powodzenie firmy. Ma ona także spore znaczenie dla naszych sukcesów zawodowych i przede wszystkim – ilości czasu spędzanego na wykonywaniu określonych zadań. Czy bowiem lubimy zabierać pracę do domu albo czy sprawia nam przyjemność proszenie o przekładanie terminów? Z pewnością nie! Dlatego też warto poznać największe rozpraszacze naszej uwagi oraz sposoby na to, jak sobie z nimi radzić!

Internet

Bez wątpienia największym rozpraszaczem uwagi jest Internet. To niezbędne w każdej pracy biurowej narzędzie potrafi skutecznie rozbić nawet najlepiej zaplanowany dzień i sprawić, że zamiast poświęcić na dane zadanie godzinę, spędzimy przy nim cztery. Internet, obok mnóstwa informacji, niezbędnych w pracy danych, pomocy czy tekstów specjalistycznych to także liczne pokusy, które nierzadko potrafią uzależnić i mocno rozpraszać naszą uwagę.

Aby nie trwonić czasu na bezsensowne przeglądanie mediów społecznościowych czy oglądanie zdjęć śmiesznych kotów, nie musimy jednak odcinać sobie dostępu do sieci. Wystarczy uzbroić się w odrobinę silnej woli i przyjąć dwie żelazne zasady. Po pierwsze, by korzystać z sieci tylko w przerwach między wykonywaniem poszczególnych obowiązków.  Po drugie, by monitorować czas poświęcony na korzystanie z Internetu. 5 minut rozrywki w trakcie godziny pozwala bowiem na chwilę odpoczynku i odstresowania, z kolei 5 minut co kwadrans skutecznie rozproszy naszą uwagę i wydłuży czas realizacji każdego zadania.

Chcesz dobrze zarządzać czasem pracy? Dowiedz się więcej!

Rozmowy telefoniczne i maile

Komunikacja i wymiana informacji to klucz do sukcesu każdego biznesu. Jednak dzisiejszy świat wymaga przekazywania dziesiątek informacji o każdej porze dnia. Co zrobić, by nie utonąć w zalewie rozmów telefonicznych i oczekujących na odpowiedź e-maili?

Przede wszystkim warto dbać o przejrzystość komunikacji. Bezwzględnie powinniśmy jasno opisywać swoje kontakty – telefoniczne i mailowe, a także w tym drugim przypadku dbać o ciągłość korespondencji oraz odpowiednio "grupować" wiadomości w skrzynkach tematycznych. Drugim krokiem będzie odpowiednie zaplanowanie "korytarzy komunikacyjnych". Oznacza to, że nie powinniśmy co pięć minut sprawdzać maila. W 99% przypadków wystarczy zajrzeć na skrzynkę raz na 1-2 godziny – jak często bowiem zdarza się, by została do nas wysłana wiadomość, na którą musimy odpisać natychmiast?

Podobnie powinniśmy postępować z rozmowami telefonicznymi. Nie zawsze bowiem dzwonią do nas strategiczni partnerzy czy klienci. W większości przypadków nic się nie stanie, jeśli oddzwonimy do danej osoby po kilku lub kilkunastu minutach.

Ogranicza Cię stres w codziennej pracy? Pomożemy!

"Szybka kawka" i "ważne zebranie"

Mimo że przerwy w pracy są niezbędne z punktu widzenia odpowiedniej wydajności, a spotkania ze współpracownikami czy przełożonymi to podstawa dobrej organizacji, to jednak czasem mogą mieć one zgubny wpływ na naszą koncentrację. Co więcej, nierzadko sami wręcz przeklinamy pod nosem kolejne spotkanie z "ważnym dyrektorem" czy "namolnym klientem", które całkowicie uniemożliwia nam wydajną pracę. Z drugiej strony nie wypada wyganiać gości ze swojego gabinetu, głupio też odmówić kawy współpracownikowi. Jak wybrnąć z tej sytuacji?

Z pewnością warto uzbroić się w sporą dozę asertywności, by umieć odmówić, gdy kolejna "kawka" mogłaby przeszkodzić nam w obowiązkach. Bezwzględnie warto też popracować nad naszymi umiejętnościami prowadzenia rozmowy czy dyskusji. Pozwoli nam to na odpowiednie moderowanie każdego spotkania, by nie popadać w zbędne zagadnienia poboczne, czy też zamykać poszczególne tematy, gdy wszystko już zostało powiedziane. Przeciągające się dyskusje, choćby nawet najbardziej interesujące, redukują bowiem czas, który powinniśmy poświęcić na realizację zadań.

Poprawa wydajności pracy? Są na to sposoby!

Dodatkowe zadanie

Ostatnim z wymienionych przez nas rozpraszaczy czasu jest nagłe pojawienie się nieprzewidzianego problemu czy nowego zadania. Warto przy tym zaznaczyć, że nierzadko negatywne skutki tego typu sytuacji są dużo bardzo złożone niż się to wydaje.

Nagłe pojawienie się dodatkowego zlecenia odciąga bowiem od pracy zarówno bezpośrednio – poprzez konieczność rozwiązania nowego problemu – jak i pośrednio. Zaburza rytm pracy, wywołuje niepokój oraz podświadome myślenie o sposobach na realizację zadania i potencjalnych jego konsekwencjach. Mówiąc bardziej obrazowo – czy ktokolwiek z nas będzie w stanie zachować pełną koncentrację nad realizowanymi zadaniami, gdy się dowie, że jutro czeka go niespodziewana przeprawa z ciężkim klientem? Z pewnością nie! Dlatego też informując o problemach swoich podwładnych czy współpracowników zawsze warto się zastanowić, czy aby na pewno wybraliśmy dobry moment. Jeśli bowiem ktoś akurat jest w trakcie wykonywania złożonego zadania, to czasem warto mu nie przerywać w trakcie pracy.

Rozpraszacze uwagi to duży problem dla każdego pracownika. Co gorsza, oczywistym jest, że nigdy nie uda nam się wyeliminować ich wszystkich i w całości, by móc się skupiać przez całe 8 godzin. Warto jednak zdawać sobie sprawę z problemu i starać się z nim walczyć. Często bowiem już nawet małe zmiany dają doskonałe efekty!