Atrakcyjne miejsca na organizację konferencji

Rynek eventowy w Polsce stale się rozwija, podobnie jak infrastruktura pomocnicza. Coraz łatwiej jest znaleźć porządne sale konferencyjne, dobre zaplecze hotelowe czy gastronomiczne. Oczywistym jednak jest, że rozwój usług dodatkowych następuje wolniej niż przyrost liczby wydarzeń różnego typu i wymagań organizatorów. Dlatego też bardzo zauważalnym trendem jest coraz częstsze wychodzenie eventów z wielkich miast. Oczywiście nie tylko sam rozrost infrastruktury ma tu znaczenie. Istotny jest też fakt, że organizatorzy poszukują coraz to ciekawszych i „nieodkrytych” lokalizacji, by urozmaicić swoje wydarzenia i odpowiedzieć na zapotrzebowanie rynku.

Warto w tym miejscu wspomnieć też o trendach obecnych głównie na Zachodzie, gdzie dodatkiem do konferencji czy szkoleń są spotkania z lokalnymi „zwykłymi ludźmi”, ich życiem i kulturą. Oczywiście można dyskutować o realnych korzyściach takiego rozwiązania, jednak na pewno wpisują się one w ogólny trend poszukiwania nowych lokalizacji.

Kluczem do sukcesu eventu często bywa pomieszczenie – jak je wybrać?

Konferencja angażująca uczestnika

Poszukiwanie nowych miejsc jest w pewien sposób powiązane także z drugim z opisanych przez nas trendów – mianowicie nastawieniu na unikalne i jak najbardziej namacalne przeżycia osobiste i grupowe uczestników. W praktyce oznacza to, że coraz więcej wydarzeń przygotowywanych jest w taki sposób, by angażować widza i wywoływać w nim poczucie współuczestnictwa w samym evencie. Podejście takie nie powinno zresztą dziwić, gdyż wiadomo, że poziom zaangażowania naszego gościa bezpośrednio przekłada się na przebieg i odbiór wydarzenia, a to z kolei owocuje późniejszymi zyskami, czy to w postaci budowania pozycji marki czy też klasycznego sukcesu sprzedażowego.

Budowanie indywidualnych przeżyć uczestników wbrew pozorom nie musi też wiązać się z olbrzymimi kosztami. Często, zwłaszcza w przypadku zamkniętych czy niewielkich eventów, angażujące atrakcje można stworzyć we współpracy z innymi podmiotami, które chętnie przygotują interaktywne pokazy na zasadzie współpracy barterowej.

Konferencja – miejsce zdobywania kontaktów biznesowych

Kolejnym, dość wyraźnym w ostatnim czasie trendem jest nastawienie eventów na interakcje między samymi gośćmi. Dotyczy to szczególnie wydarzeń takich jak konferencje czy kongresy, ale nie jest też obce w przypadku innych typów eventów. Nie da się przy tym ukryć, że podejście takie jest bardzo cenione przez samych uczestników, którzy często wartość wydarzeń określają właśnie z punktu widzenia zdobytych kontaktów czy nawiązania znajomości. Nie przez przypadek twierdzi się przecież, że przerwa kawowa czy obiadowa to najważniejszy moment każdej konferencji, dużo ważniejszy niż same obrady. To właśnie wtedy przedstawiciele poszczególnych podmiotów i specjaliści mogą się spotkać i swobodnie porozmawiać o biznesie, nauce i pomysłach na przyszłość. Dlatego warto postarać się, by maksymalnie ułatwić tego typu interakcje.

Interaktywna konferencja? Dowiedz się więcej!

Dobre jedzenie to dobry event

Kolejny trend eventowy można potraktować też jako swoistą wskazówkę pokazującą, jak z banalnej rzeczy, jaką jest zapewnienie wyżywienia uczestnikom wydarzenia, można zrobić jego największą siłę. Co więcej, każda osoba zauważy, że trend ten jest niejako wynikiem podejścia do organizacji eventów z uwzględnieniem wcześniejszych trzech uwag.

Możliwości kreatywnego obudowania „przerwy obiadowej” jest bowiem mnóstwo i poszczególni organizatorzy prześcigają się w wymyślaniu coraz to ciekawszych rozwiązań. Dobrze przygotowany obiad będzie doskonałą okazją do zaangażowania uczestników – na przykład poprzez pokazy przygotowania potraw na żywo, naukę prostych trików kulinarnych, a także poznawanie nowych smaków i specjałów różnych kultur. Co więcej, dobre jedzenie i picie to także znakomity „podkład” do nawiązywania kontaktów.

Sprawdź czy wiesz, dlaczego jedzenie jest ważne na każdej konferencji.

Konferencja – źródło wiedzy branżowej

Ostatnim z przedstawionych trendów jest wzrost znaczenia eventów łączących biznes, naukę i rozrywkę. Jeszcze nie tak dawno istniał w tej kwestii dość widoczny podział na typowe konferencje czy seminaria naukowe, wydarzenia biznesowe i zupełnie nie powiązane z nimi eventy rozrywkowe. Dziś coraz częściej naukę i biznes próbuje się „sprzedawać” poprzez rozrywkę. Podobnie środowiska biznesowe widzą coraz większą potrzebę współpracy z uczelniami wyższymi. Warto w tym miejscu zauważyć, że na tego typu mariaże bardzo chętnie spoglądają samorządy lokalne czy duże miasta, widząc w nich możliwość rozwoju i reklamy. Działania tego typu dodatkowo nakręcane są przez modny w ostatnim czasie content marketing, zgodnie z którym zwykłą i nachalną reklamę warto zastąpić treścią  bardziej przydatną i odpowiadającą potencjalnym klientom.

Mimo że wszystkie wymienione trendy są dość mocno zauważalne na rynku eventowym, to jednak wcale nie znaczy, że są one jedynymi obowiązującymi i niejako obowiązkowymi dla każdego. Każdy event manager powinien bowiem pamiętać, że ślepe podążanie za modą zawsze będzie odtwórcze i nikogo nie zaskoczy. Z drugiej strony koniecznie warto znać najnowsze trendy, by móc zastanowić się nad stosowanymi rozwiązaniami. Może bowiem możemy zrobić coś lepiej i ciekawiej?